เปิดโมเดล Hybrid Workplace
ของเทคชั้นนำระดับโลก ”Microsoft”

สถานการณ์โควิดทำให้บริษัททั่วโลกต้องลุกขึ้นมาปรับกลไกการบริหารการทำงานเพื่อให้ตอบรับวิถีใหม่ที่ถูกกระทบ หลากหลายคำถามเกิดขึ้นมากมายไม่ว่าจะเป็น จะปรับในรูปแบบไหนถึงจะดี ใช้เครื่องมืออะไรบ้าง นอกเหนือจากปรับรูปแบบกำหนดสัดส่วนการทำงาน ยังต้องมีประเด็นสำคัญอะไรบ้างที่องค์กรต้องคำนึง เพราะผลกระทบจากโควิดเกือบ 2 ปี ที่ผ่านมา ไม่เพียงส่งผลต่อรูปแบบและวิธีการทำงานแต่ยังมีผลต่อทัศนคติของคนทำงานอีกด้วย

เมื่อความคาดหวังของพนักงานไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป
“Hybrid Workplace” มันคือโลกใหม่ที่เราจะไปกันต่อ

ผลวิจัยจาก Adecco Group พบว่า 53% ของคนทำงานทั่วโลกต้องการรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งสามารถเลือกทำงานทางไกลได้มากกว่าครึ่งหนึ่งของวันทำงานปกติ ที่สำคัญผลการวิจัยยังตอกย้ำเร่งให้องค์กรรีบปรับตัว เมื่อคนทำงานเริ่มส่งสัญญานว่า เมื่อแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมอยู่ในระดับต่ำ และมีพนักงานไม่ถึงครึ่งที่รู้สึกพึงพอใจกับโอกาสทางอาชีพในบริษัท เกือบ 2 ใน 5 กำลังเปลี่ยนแปลงหรือกำลังพิจารณาอาชีพใหม่ และ 41% กำลังพิจารณาย้ายไปทำงานที่มีตัวเลือกการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

ที่ผ่านมา บริษัทชื่อดังของโลกหลายแห่งประกาศนโยบายการทำงานที่สะท้อนถึงการปรับตัวตามวิถีใหม่ อาทิ Twitter ที่ประกาศให้พนักงานของตนสามารถทำงานจากระยะไกลได้ “ตลอดไป”  Dropbox ประกาศว่าบริษัทจะลดพื้นที่สำนักงานสำหรับงานที่ใช้สมาธิเป็นหลัก โดยเปลี่ยนเป็นพื้นที่ทางกายภาพสำหรับจัดเตรียมการประชุมและการทำงานร่วมกัน Google ปรับเป็น Hybrid Working โดยพนักงาน 60% ทำงานที่ออฟฟิต  2 – 3 วันต่อสัปดาห์ ขณะที่ 20% สามารถย้ายไปทำงานสำนักงานสาขาของ Google ได้ และอีก 20% ของพนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ถาวร Spotify หวังว่าจะดึงดูดผู้ที่มีความสามารถเข้ามาด้วยเงินเดือนระดับเดียวกับนิวยอร์กและซานฟรานซิสโก สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทุกที่ในโลก

Microsoft บริษัท Tech ชั้นนำของโลกก็ตอบรับกระแสด้วยการประกาศนโยบายให้ พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้แล้ว สูงสุด 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด โดยสามารถทำได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ Approve จาก Manager ไมโครซอฟท์ ประเทศไทยก็ขานรับนโยบายดังกล่าวเช่นกัน โดยมีการปรับเปลี่ยนที่คำนึงถึงเป้าหมายขององค์กร รวมถึงให้ความสำคัญกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรกับแนวคิด “Growth Mindset” ที่พร้อมเรียนรู้ทุกอย่าง เพื่อก้าวข้ามข้อจำกัด

สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติได้รับเกียรติจาก บริษัท ไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย) จำกัด โดย คุณดาววัน  โรจนพฤกษ์  รองกรรมการผู้จัดการ สายงานบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล ได้มาร่วมแชร์ประสบการณ์การปรับรูปแบบการทำงานให้เป็น Hybrid Workplace ไว้อย่างน่าสนใจ

“Growth Mindset ” เป็น Culture ที่อยู่ในทุกอณูของไมโครซอฟท์ 

เรามีความเชื่อว่าบุคลากรหรือพนักงาน มีด้านหนึ่งคือ Capability และอีกด้าน Potential แต่หลักสำคัญคนที่ผลักดันองค์กรให้ก้าวไปได้ คือคำว่า Growth Mindset ที่จะแทรกซึมไปทุกที่ ในหลากหลายมิติ ทั้งลูกค้า คู่ค้า พนักงาน โดยเฉพาะผู้ที่เป็นหัวหน้างาน หรือ Manager จะมีบทบาทที่ยิ่งใหญ่มากในการผลักดัน Culture ขององค์กรในการสนับสนุนลูกน้อง ไม่ว่าจะเป็น Model ที่ดี การ Coaching หรือการ Caring และสุดท้ายจะเป็นเรื่อง Leadership Principles ที่ต้อง Create Clarity ต้อง Energize Team ต้องผลักดันทีมให้ประสบความสำเร็จให้ได้ นี่คือ Culture ที่อยู่ในทุกอณูของไมโครซอฟท์

Response อย่างทันท่วงที เมื่อวิกฤตเข้ามากระทบ

เรามี Principles 5 ข้อ ที่ทำให้เรา Response กับสถานการณ์แพร่ระบาดโควิดได้ทันที

1. Crisis Management ไม่ว่าคุณจะอยู่ประเทศอะไรก็จะมี Crisis Management Team ซึ่งจะถูก Empower สามารถตัดสินใจได้ทันที
2. Move Fast ทุกอย่างต้อง Response ด้วยความรวดเร็ว
3. ต้องอยู่บน Science Principles สมมติเราอยู่ในประเทศไทย ซึ่งมีนโยบายสาธารณสุขแบบไหน สิ่งที่ไมโครซอฟท์ตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจในประเทศนั้น ๆ โดยการปรับเปลี่ยนรูปแบบหรืออะไรก็แล้วแต่ก็จะต้องอยู่บนหลักการของประเทศนั้น ๆ เป็นต้น
4. Communication เป็นสิ่งที่บริษัทเน้นมาก ๆ เลยว่าจะต้อง Reach out ถึงทุกคน แล้วต้องสื่อสารถึงกันอยู่ตลอดเวลา
5. ทุกอย่างต้องเป็นไปด้วย Empathy คือ Keyword ในองค์กร การรับฟัง การเข้าใจ การที่เราเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มคน ส่วนหนึ่งของการรับฟัง ส่วนหนึ่งของการ Sharing เราจะเน้นให้ทุก ๆ หน่วยงาน ไม่ว่าคุณจะเป็น Manager เป็น Leader หรือเป็นพนักงานทั่วไป คุณจะต้องปฏิบัติงานด้วย Empathy

ด้วยหลักการตรงนี้ทำให้เราสามารถ Response กับสถานการณ์ด้วยความรวดเร็ว  จะมี Global Guideline ที่ออกให้ทุกหน่วยงานไมโครซอฟท์ทั่วโลก และแต่ละประเทศจะต้องมา Define ว่าประเทศคุณอยู่ Stages ไหน และในแต่ละ Stages จะมี Guideline ให้เลยว่าคุณสามารถที่จะเปิดออฟฟิศได้แค่ไหน Employee Status เป็นอย่างไร การดูแลพนักงานเป็นอย่างไร ซึ่งไมโครซอฟท์ต้องดูความพร้อมของภาคเอกชน ภาครัฐบาล Healthcare และดู case ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น past trends เป็นอย่างไรจาก Crisis Management Team

ไม่ว่าโควิดจะอยู่ Stages ไหน เราก็ Work Flexibility

เพราะพนักงานแต่ละคนอาจมีภาระ มีความพร้อมส่วนตัว ในครอบครัวไม่เหมือนกัน เพราะฉะนั้น  Flexibility ในไมโครซอฟท์ จะทำให้พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติงานในจุดที่สมดุลกับเขาให้ได้มากที่สุด โดยเรามี 3 ด้านสำคัญในการทำงาน Hybrid Workplace คือ

Work Site , Work Location และ Work Hours

ซึ่งตรงนี้เราสามารถทำให้พนักงาน facilitate เรื่องส่วนตัวของตัวเองได้ดี จะมี Guideline ให้พนักงานทำความเข้าใจ ในการทำงานทั้ง 3 แบบนี้ เช่น ถ้าคุณอยากทำงานที่บ้านมากกว่า 50% ของการทำงาน ต้องให้ Manager Approve เป็นต้น เพราะฉะนั้นเขาจะไม่มีความกังวลแล้วว่าคุณจะต้องเดินทางเพื่อเข้าออฟฟิศที่กรุงเทพ ต้องนั่ง BTS กังวลเรื่องสุขภาพ ทุกอย่างเราจะมี Resources ให้ทั้งหมดอยู่บน SharePoint พนักงานสามารถเข้าไปเรียนรู้ Policy ต่าง ๆ ของไมโครซอฟท์ได้ทั้งหมด รวมถึงบทบาทของ Manager ทั้งหมด ถ้าพนักงานของคุณ ลูกน้องของคุณมีความต้องการต่าง ๆ คุณจะ guide อย่างไร ปัจจุบันบริษัทกลายเป็น Hybrid Workplace เรียบร้อยแล้ว

Hybrid Workplace กับหัวใจสำคัญในการรับฟังข่าวสาร

 4 มุมมองที่เราให้ความสำคัญ คือ

1. Wellbeing ไม่ว่าจะเป็น Physical Wellbeing , Mental Health หรือเรื่อง Compensation , Financial Wellness และเรื่อง Discounts และ perks ต่าง ๆ
2. Growth ทำอย่างไรในมุมมองของพนักงานเราอยากจะเติบโต แล้วพอเราเป็น Hybrid Workplace เราจะไปได้อย่างไร ไมโครซอฟท์ทำแพลตฟอร์มที่เรียกว่า Nonstop Learning ซึ่งพนักงานสามารถเข้าไปได้ตลอดเวลา เพื่อหา Opportunity ในองค์กร ไม่จำเป็นต้องอยู่แต่ประเทศไทย พนักงานสามารถเข้าไปเหมือนเป็น Job Fair ของบริษัทเป็นระบบ virtual คุณสามารถเข้าไปในห้องต่าง ๆ ที่มีการ Coaching สามารเข้าไปพูดคุยกับ Leader ต่าง ๆ ที่มีประสบการณ์และความสำเร็จ
3. Flexibility จะมี 3 แบบ คือ Flexible/accessible work environments , Subsidized transport และรวมไปถึง Family care ในเมืองไทยเรากำลังดูว่าเป็น ภรรยา และบุตรถูกต้องตามกฎหมายไหม แต่เรากำลังดูในเรื่อง Partner แล้ว จำเป็นต้องเป็นเพศเดียวกันไหม ต่างเป็นได้ไหม เราก็เปิด Flexibility ให้มากขึ้น
4. Community การมีส่วนร่วมเข้าสู่ชุมชน Global Community ต่าง ๆ

ประเมินผลและพัฒนาการทำงานอย่างไรเมื่อทำงานแบบ Hybrid

เราจะสามารถตามการทำงานของพนักงานได้อย่างไร เราไม่รู้เลยว่านาย A ทำงานอยู่ตรงไหน ทำงานอะไร แล้วเขามี Productivity หรือเปล่า แล้วไมโครซอฟท์จะต้องทำอย่างไรที่จะทำให้รู้ว่าพนักงานมี Productivity เกิดขึ้นหรือไม่ ดังนั้น Performance and Development Objectives ของบริษัท เราจึงมองบุคลากรในเรื่อง

1. เราเชื่ออย่างสูงสุดเลยว่า Result ที่จะเกิดขึ้น Outcome ที่จะเกิดขึ้น จะมาจากการทำงานร่วมกันเป็นทีม เพราะฉะนั้นจะ Deliver results โดย Teamwork
2. Feedback เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ทุกท่านสามารถเรียนรู้และเติบโต ทำให้ Deliver results ที่ดียิ่งขึ้นไปอีก
3. Reward การตอบแทนให้กับพนักงานในเรื่องการปฏิบัติงานจะโฟกัสที่ Business Impact ที่พนักงานท่านนั้นได้สร้างขึ้น

Communication อย่างไรเมื่อพนักงานไม่ได้เจอกัน

แม้ว่า WFH ประมาณ 4-5 เดือนเต็ม ๆ แต่ไม่ได้ทำให้เราหยุดใกล้ชิดกัน เรายังสามารถนำเสนอกิจกรรมกันได้ผ่าน Team  ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราพูดถึงว่าเรามี Wellbeing เราพูดเรื่อง Health and Mental ที่ทำไป เราก็เปิดครัวให้พนักงานท่านหนึ่ง Live สดใน Team แล้วให้พนักงานคนอื่นเข้ามาร่วมได้ ทำให้พนักงานยังรู้สึกว่าเราไม่ได้อยู่แค่เขา เราอยู่กับครอบครัวของเขา เป็นต้น ทำให้เกิด Engagement ได้ระดับหนึ่งเลย  ยิ่งเราอยู่ห่างกัน ยิ่งทำให้เรารู้สึกหิวกระหายที่อยากจะมีการสื่อสารกัน จึงทำให้เกิดกิจกรรมดี ๆ หรือการมีส่วนร่วมในองค์กรได้มากขึ้น

สรุปได้ว่า Hybrid Workplace ของไมโครซอฟ เราใช้ Tools ต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วในองค์กร ไม่ว่าจะผ่าน Team หรือ ผ่าน SharePoint ในการสื่อสาร ซึ่งเราสามารถทำกิจกรรมต่าง ๆ ได้บนนั้นทั้งหมด โดยที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่า “โอเค มันไม่ได้แปลกไปแล้วนะในโลกของ Hybrid Workplace มันคือโลกใหม่ของพวกเราที่เราจะไปกันต่อไปทางด้านนี้”

ที่มา :
– สัมมนาออนไลน์ Productivity Trend Talk: Are you ready for Hybrid Working ? 
– https://www.adeccogroup.com/future-of-work/

หลักสูตรแนะนำ