การวางแผน ขั้นตอนสำคัญของ PDCA
โดย คุณกฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer
“ถ้าผมมีเวลา 6 ชั่วโมงเพื่อตัดต้นไม้ ผมจะใช้ 4 ชั่วโมงแรกไปกับการลับขวานให้คม”
คำกล่าวข้างต้นนี้ เป็นของอดีตประธานาธิบดี Abraham Lincoln ประเทศสหรัฐอเมริกา ที่มักจะได้รับการอ้างถึง ในการสื่อถึง ความสำคัญของการวางแผนเตรียมการ ก่อนการลงมือปฏิบัติ
ในบทความนี้ ผมจะเชื่อมโยงเรื่องของวงจร PDCA ที่มีการวางแผนมาเป็นอันดับแรก พร้อมกับสื่อถึงความสำคัญของขั้นตอนนี้ ที่นำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างเหมาะสมครับ
PDCA
คำว่าวงจร PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นที่แพร่หลายไปทั่ว กับการก้าวขึ้นเป็นผู้นำอุตสาหกรรมโลกของประเทศญี่ปุ่น บางทีเรียก วงจร Deming ก็มี ตามชื่อของ Dr. W. Edwards Deming ซึ่งเป็นผู้วางรากฐานระบบคุณภาพให้กับประเทศญี่ปุ่น ตั้งแต่หลังสงครามโลกครั้งที่ 2
ตอนเริ่มทำงาน ผมได้ยินคำว่า PDCA จากผู้บริหารโรงงานบ่อยมาก เป็นหนึ่งในวิถึปฏิบัตื ว่าต้องเริ่มต้นงานด้วยการคิดอย่างรอบคอบ สร้างการมีส่วนร่วม เพื่อกำหนดแผนอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน (Plan) หลังจากดำเนินการ (Do) แล้ว ต้องมีการติดตามตรวจสอบ ประเมินผล (Check) เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ปรับปรุงให้เป็นไปตามเป้าหมาย จากนั้นสร้างมาตรฐานที่จำเป็น (Act) ปรับปรุงพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นอีก รวมถึงการขยายผลต่อไปด้วย (Kaizen)
การใช้คำว่า วงจร (Cycle) สื่อว่า ไม่ใช่ทำตามขั้นตอนข้อ 1 ถึง 4 แล้วจบ แต่เป็น 4 เรื่อง ที่ต้องทำต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ เหมือนงูกินหาง พัฒนาหมุนเวียนไม่รู้จบ PDCA นำไปใช้ได้ตั้งแต่
ระดับบนสุด คือ การจัดการทิศทางและกลยุทธ์องค์กร
ระดับกลาง คือ การนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ การดำเนินการโครงการต่างๆ จนกระทั่งถึงการทำงานของพนักงาน
ระดับล่าง หรือพนักงานที่อยู่หน้างาน
การปฏิบัติการรายวัน ระบบบริหารคุณภาพที่เป็นที่รู้จักคือ มาตรฐาน ISO 9000 กำหนดให้ระบบการจัดการในองค์กร เป็นไปตามหลักการของ PDCA ด้วยเช่นเดียวกัน
ยังมีคำอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกัน เช่น PDSA (Plan-Do-Study-Act) โดยการแปลง Check เป็น Study เมื่อต้องการเน้นเป้าหมายที่ กระบวนการเรียนรู้หลังจากดำเนินการไปแล้ว เหมาะกับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับเรื่อง การจัดการความรู้ (KM-Knowledge Management)
สำหรับลักษณะงานที่เน้นการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ Standard ได้เข้ามาแทนที่ Plan เป็น SDCA (Standard-Do-Check-Act) โดยขั้นตอนแรกคือ การเรียนรู้ทำความเข้าใจและสร้างทักษะในมาตรฐานนั้น ๆ ก่อนเริ่มงาน บางองค์กรแทนที่ Act ด้วย Adjust ก็มี เพราะต้องการเน้นที่การปรับเปลี่ยน ปรับตัว ตามสถานการณ์ หลังจากดำเนินการและตรวจสอบแล้ว
นอกจากนี้ยังมีวงล้อ DALI (Design-Action-Learning-Improve) ที่พูดถึงในระบบ มาตรฐานโรงพยาบาลและบริการสุขภาพ (Hospital and Healthcare Standards) ข้อน่าสังเกตคือ ปรับขั้นตอนแรกเป็น Design เพื่อออกแบบกระบวนการตามภารกิจ
ความสำคัญของ Plan
ในระบบ Lean การทำโครงการหรือดำเนินการแก้ปัญหาอะไรก็ตาม การวางแผนอย่างเป็นระบบคือขั้นตอนแรกที่สำคัญมาก ด้วยการวางแผนเตรียมการที่ดี จะทำให้ D-Do เกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น
ขั้นตอน P-Plan นี้ รวมตั้งแต่การศึกษาปัญหาอย่างรอบด้าน เก็บข้อมูล วิเคราะห์หาสาเหตุ ค้นหาทางเลือกต่างๆ ศึกษาทรัพยากร งบประมาณ ระยะเวลา ที่ต้องใช้ ความเสี่ยงที่อาจจะมี เพื่อประเมินตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุด ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือ ‘แผนปฏิบัติการ’ นอกจากการเตรียมการกับตัวงานแล้ว ยังรวมไปถึงการพูดคุย ทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้อง ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เพื่อระดมสมอง หาแนวทางการดำเนินการที่นำไปสู่เป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพด้วย
เปรียบเทียบกับการทำงานที่ขาดการวางแผนที่ดี กระโดดเข้าสู่การปฏิบัติทันทีแล้ว ภาพที่เกิดขึ้นอาจเทียบได้กับ ‘ม้าตีนต้น’ ที่เร็วไปก่อนเพียงช่วงแรก แต่เมื่อเข้าสู่ขั้นตอน DCA แล้ว จะเผชิญกับปัญหาที่ไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า ความเข้าใจผู้เกี่ยวข้องที่ไม่ตรงกัน ขาดการทำงานเป็นทีม ทำให้เกิดการแก้ไขงานขึ้นมากมาย การทำซ้ำงานเหล่านี้เป็นงานที่ไม่ควรจะเกิดขึ้น เป็นความสูญเสีย (Waste) หรือ งานที่ไม่มีคุณค่า (Non Value-Added Work) ทำให้เมื่อดูเป็นภาพรวม PDCA แล้ว การขาดการวางแผนที่ดี จะทำให้เสียเวลาและทรัพยากรอื่น ๆ มากกว่า
ในเอกสาร วิถึโตโยต้า (Toyota Way) ได้ตีพิมพ์คำกล่าวของอดีตผู้บริหารโตโยต้า TMMK ในรัฐ Kentucky สหรัฐอเมริกา ที่สะท้อนได้ถึงวัฒนธรรมองค์กร คือ
“ถ้ามีโครงการที่ต้องทำให้เสร็จใน 1 ปี บริษัทอเมริกันทั่วไปจะใช้เวลาวางแผนงาน 3 เดือน แล้วลงมือปฏิบัติ ซึ่งมักจะเจอปัญหาต่างๆมากมาย ทำให้เวลาที่เหลืออยู่ หมดไปกับการแก้ไขและทำให้ถูกต้องแต่ที่โตโยต้า เราจะใช้เวลา 9 เดือนไปกับการวางแผน จากนั้นเริ่มลงมือในขอบเขตเล็กๆ หรือโครงการทดลอง และขยายผลจนไปถึงเป้าหมายได้ตามกำหนดการ”
ข้อสังเกตคือ นอกจากให้ความสำคัญกับการเตรียมการแล้ว ยังพูดถึงการเริ่มต้นด้วย โครงการนำร่อง (Pilot Project) โดยเป้าหมายในขั้นนี้ไม่ใช่อยู่ที่ ‘ผลลัพธ์’ แต่เพื่อ ‘การเรียนรู้’ ปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม พร้อมกับการสร้างความเข้าใจยอมรับของทีมงาน
อย่างไรก็ตามหลักการ PDCA ได้รับการตั้งคำถาม ว่ายังเหมาะสมกับโลกปัจจุบันหรือไม่ เมื่อปัจจัยสภาวะแวดล้อมต่างๆกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แนวคิดหนึ่งที่ท้าทายคือ ลดความสำคัญของการวางแผนลง แต่ให้ความสำคัญกับการปฏิบัติ การเรียนรู้ การปรับตัว ให้เร็วขึ้น โดยเฉพาะกับธุรกิจ Startup ซึ่งจะได้นำมาขยายความกันในบทความถัดไปครับ
………………….
