ลีนช่วยให้รอด 

การทำให้ออฟฟิศ “Lean” ไม่ใช่แค่การตัดลด Cost 

 

 

การตัดลดค่าใช้จ่ายอย่างเดียวอาจไม่ใช่เป้าหมายระยะยาวที่เห็นผลทำให้องค์กรลีนได้จริง แต่หากปรับใช้แนวคิด Lean อย่างถูกต้อง อาจส่งผลดีต่อทั้งองค์กรและพนักงาน สามารถเพิ่ม Productivityโดยรวมได้อย่างยั่งยืน 

 

มีรายงานจาก Gartner พบว่า มีผู้นำองค์กรเพียง 43% เท่านั้นที่บรรลุเป้าหมายในช่วงปีแรกของการลดต้นทุนเนื่องจากวัตถุประสงค์ที่ไม่สมจริง การลดต้นทุนแบบครอบคลุมทำให้บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับความล้มเหลวซ้ำๆ เนื่องจากมาตรการดังกล่าวไม่ได้จัดการกับพฤติกรรมการใช้จ่ายที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งในความเป็นจริง จะต้องมุ่งแก้ปัญหาและดำเนินตามกลยุทธ์ของบริษัท 

 

การนำแนวคิด Lean  มาปรับประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับการบริหารงานและสภาพแวดล้อมขององค์กรโดยยึดหลักการเปลี่ยน “ความสูญเปล่า” เป็น “สร้างคุณค่า” (Value) ในขั้นตอน และกระบวนการทำงาน ทำให้เกิดกระบวนการไหลของงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงสร้างการทํางานเป็นทีมและการมีส่วนร่วมของพนักงาน 

 

ประโยชน์ขององค์กรแบบลีน 

การนำ Lean Office ไปใช้อาจส่งผลให้เกิดประโยชน์ทั้งที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้สำหรับองค์กร  

ได้แก่

♻️ ลดต้นทุนการดำเนินงาน: ด้วยการกำจัดของเสีย ลดรอบเวลา ขจัดปัญหาคอขวด ลดการทำงานซ้ำ ลดความซับซ้อนของกระบวนการ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุนการดำเนินงานได้อย่างมาก 

♻️ เพิ่มคุณภาพ: กระบวนการที่คล่องตัวและขั้นตอนการทำงานที่ต่อเนื่องสามารถนำไปสู่คุณภาพงานที่ดีขึ้นและความพึงพอใจของลูกค้า 

♻️ เพิ่ม Productivity: ด้วยการขจัดกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่า พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากขึ้น เพิ่มผลิตภาพโดยรวม 

♻️ สร้างความยืดหยุ่นและการตอบสนองที่ดีขึ้น: ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นช่วยให้องค์กรสามรถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดและความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว 

 

เทคนิคสำคัญในการทำ Lean for Office ให้ประสบความสำเร็จ 

1. ส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: เพราะบุคลากรเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดขององค์กร และเป็นแรงสำคัญในการช่วยนำธุรกิจไปสู่เป้าหมายความสำเร็จ จึงควรส่งเสริมให้บุคลากรมีพฤติกรรมในการคิดพิจารณาหาแนวทางการพัฒนาปรับปรุงงานประจำให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องจนเกิดเป็นทัศนคติที่ดีในการทำงาน  

2. สร้างความเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายในสำนักงานเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุน: การลดต้นทุนในการบริหารจัดการภายใน จึงเป็นแนวทางในการทำธุรกิจในปัจจุบันที่ต้องทำการพัฒนาเป็นเรื่องแรกๆ

3. การทำ Lean ในสำนักงานไม่ได้มีเป้าหมายในการลดจำนวนพนักงานลง: แต่เป็นการระบุ วิเคราะห์ ความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนงานโดยการขจัดความสูญเปล่า  เช่น การรอคอย การทำงานซ้ำซ้อน ผิดพลาด ทำในสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการ การเสียเวลาค้นหาสิ่งของต่าง ๆ เป็นต้น

4. ผู้บริหารต้องมีความมุ่งมั่น: ผู้นำต้องมีความมุ่งมั่นและแสดงบทบาทตัวเองอย่างชัดเจน ด้วยการสนับสนุนทรัพยากรที่จำเป็นให้กับโครงการ  เข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง ให้คำปรึกษาและเป็นโค้ชให้กับทีม และให้กำลังใจเมื่อทีมพบอุปสรรค เป็นต้น

 

ค้นหาหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

📌 Work System Design (การออกแบบระบบงาน) คลิก

📌 Value Stream Mapping (การวิเคราะห์กระบวนการผลิตตามแนวทาง Lean) คลิก

📌 Lean Production & First Step to Industry 4.0 (การผลิตแบบลีนและการเตรียมพร้อมสู่ยุคการผลิต 4.0) คลิก