การถามว่า “ทำไม” ไปเรื่อย ๆ จะนำเราไปสู่สาเหตุที่แท้จริง
ผมประสบความสำเร็จขึ้นมาได้ก็เพราะวิธีถามแบบนี้ครับ
“โค้ช เกรียงศักดิ์ ผมได้รับเชิญให้เป็นกรรมการในบอร์ดรัฐวิสาหกิจแห่งหนึ่ง ผมตอบตกลงไปแล้วเพราะว่าเป็นโอกาสที่จะได้เป็นส่วนเล็กๆของการปฎิรูปประเทศ ไทย ดังนั้น ผมต้องบริหารเวลาให้ดีขึ้นเพื่อจะได้จัดสรรเวลาไปให้กับความรับผิดชอบใหม่นี้ ผมอยากหารือประเด็นนี้ในวันนี้ครับ”
Q “ได้เลยครับคุณเดช”
“ โค้ช ผมลองวิเคราะห์การใช้เวลาของผมแล้วพบว่าเวลาที่ผมใช้ส่วนใหญ่หมดไปกับการประชุม”
Q “คุณเดชมีเป้าหมายอะไรครับ”
“โค้ช ผมคิดว่าหากผมลดเวลาการประชุมลงได้ 1 ใน 3 ผมน่าจะจัดสรรเวลาในการทำงานหน้าที่บอร์ดใหม่ในรัฐวิสาหกิจได้ดีขึ้น”
Q “ดีครับ คิดว่าจะทำอะไรได้บ้างละครับ”
“โค้ช ผมคิดว่ามีกลยุทธ์ในการใช้เวลาในการประชุมให้น้อยลงคือ ยกเลิกประชุมบางเรื่อง / หยุดเข้าประชุมบางเรื่อง / มอบหมายให้คนอื่นไปประชุมบางเรื่อง / ทำให้ประชุมสั้นลง”
Q “ คุณเดชวางแผนอย่างไรกับทั้งสี่กลยุทธ์นี้ครับ ”
“ผมคิดว่าจะทำมันทั้งหมดเลยนะครับ”
Q “เยี่ยมเลยครับ เรามาคุยกันทีละเรื่องกันเลย”
“โค้ช เรื่องแรกคือ ยกเลิกการประชุมบางเรื่อง ผมจะลองทบทวนประชุมต่างๆที่ผมริเริ่มมันขึ้นมา ตลอดเวลาสามปีที่ผมเป็นซีอีโอ ผมได้จัดตั้งการประชุมหลายวาระขึ้นมา ผมคิดว่าประมาณ 1 ใน 4 ของจำนวนนั้น สามารถที่จะ a.) ควบรวมกับการประชุมที่คล้ายๆกัน b.) ยกเลิกแล้วอาจจะใช้วิธีอื่นทดแทน เรื่อง หยุดเข้าประชุมบางเรื่องนั้น อย่างน้อยผมคิดว่าผมสามารถจะหยุดเข้าประชุมฝ่ายการตลาดได้เลยทันที เพราะว่าผมรักษาการแทนผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดตอนเธอลาคลอด ตอนนี้เธอกลับมาแล้วผมควรหยุดไปประชุมได้แล้ว ที่มอบหมายให้คนอื่นไปนั้น ผมเป็นสมาชิกหอการค้าสองแห่ง ผมจะมอบหมายงานให้ CFO ไปเป็นตัวแทนแทนผมไปเลย ที่ยากสำหรับผมคือ การทำให้การประชุมใช้เวลาสั้นลง”
Q “อะไรทำให้พูดเช่นนั้นครับ ”
“เพราะว่า ผมคิดว่าตัวผมเองนี่แหละเป็นสาเหตุของการประชุมที่ยืดเยื้อ”
Q “หมายความว่าอย่างไรครับ”
“ผมตั้งคำถามว่า “ทำไม” มากเกินไป”
Q “อะไรทำให้คุณถาม “ทำไม” มากเกินไปละครับ”
“ผมทำงานหลายปีในการบริหารโรงงาน ในช่วงนั้น ผมได้รับการสอนมาว่าเมื่อเกิดปัญหาขึ้นผมต้องถามคำว่า”ทำไม”อย่างน้อยห้าครั้ง เหตุผลในตอนนั้น ก็คือ การถามว่า”ทำไม”ไปเรื่อยๆ จะนำเราไปสู่สาเหตุที่แท้จริง ผมประสบความสำเร็จขึ้นมาได้ก็เพราะวิธีถามแบบนั้นแหละครับ”
Q “แล้ววิธีนี้มันประยุกต์ได้เพียงใดในสถานการณ์ปัจจุบันครับ”
เขาเงียบไปสักครู่ “โค้ช ผมคิดว่าไม่เวิร์คแล้วละตอนนี้ เพราะว่าผมเป็นซีอีโอในองค์กรที่ใช้ความรู้ รอบๆตัวผมเองก็เป็นคนงานที่ใช้ความรู้แทนที่จะเป็นคนทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม ปัญหาของเรามันซับซ้อนและยุ่งเหยิงขึ้น มันเป็นเรื่องของสิ่งที่ยืดหยุ่นและจับต้องได้ยากมากขึ้น ต้องการทางแก้ปัญหาที่ใช้ดุลพินิจมากกว่ากระบวนการที่เป็นรูปธรรมแบบโรงงานอุตสาหกรรม ดังนั้น การถาม “ทำไม”ไปเรื่อยๆ อาจจะไม่เหมาะแล้ว”
Q “ทางแก้ คืออะไรครับ”
“ผมก็ต้องถาม”ทำไม”น้อยลงครับ”
Q “จะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าทำได้ครับ”
“ผมต้องมีสติก่อนและระหว่างการประชุมครับ”
Q “ต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อให้มีสติแบบนั้นครับ”
“ก่อนเข้าประชุม ผมต้องใช้เวลาสองสามนาทีตั้งสติก่อน ผมจะให้เลขาฯผมเป็นคนเตือนผมว่านี่คือสิ่งที่ต้องทำก่อนเข้าประชุม ในระหว่างการประชุม ผมจะเขียนคำว่า “ถามทำไมให้น้อยลง” ในสมุดโน๊ตของผม ที่จริงแล้วผมคิดว่าผมจะเขียนคำว่า “LESS WHY” ลงใน Wallpaper บน ipad ผมเลยละกัน”
Q “คุณเดช ขอผมทวนสิ่งที่เราคุยกันมาหน่อยครับ คุณเพิ่งได้รับมอบหมายให้ไปนั่งในบอร์ดรัฐวิสาหกิจแห่งหนึ่ง คุณอยากช่วยงานบอร์ดนี้ให้เต็มที่ แต่ว่าคุณต้องจัดสรรเวลาให้ด้วย คุณลองวิเคราะห์การใช้เวลาของตัวเองแล้วพบว่าหากคุณประชุมให้น้อยลง คุณน่าจะลดเวลาลงไปได้ถึง 1/3 โดยใช้กลยุทธ์สี่ข้อตามที่ว่ามา”
“สรุปได้ดีครับโค้ช”
Q “คุณเดช คิดว่าน่าจะเกิดปัญหาอะไรขึ้นบ้าง”
“โค้ช ผมอาจจะส่งสัญญาณผิดๆไปให้คนของผมครับ”
Q “หมายความว่าอย่างไรครับ”
“พนักงานบางคนอาจจะคิดไปว่าผมไม่แคร์กับธุรกิจของเราแล้วเพราะให้เวลาในการประชุมน้อยลง หรือเลิกประชุมไปเลยตั้งหลายเรื่อง นอกจากนี้ คนอาจจะคิดว่าผมบ้าอำนาจอยากเป็นกรรมการในรัฐวิสาหกิจ”
Q “คุณเดชจะป้องกันปัญหาเหล่านี้อย่างไรดีครับ”
“ผมมีแผน ดังนี้ครับ ผมจะขอให้ประธานบอร์ดบริษัท ฯ สื่อกับกรรมการบริษัท เพราะว่างานนี้ท่านประธาน ฯเป็นคนขอให้ผมไปช่วยงาน รสก.เอง ผมจะสื่อสารโดยตรงกับทีมงานของบอร์ดบริหารเอง และผมจะสื่อสารกับพนักงานของผมโดยใช้สื่อต่างๆ ในองค์กรของเราไม่ว่าจะเป็น Videocast, Blog, Facebook.
Q “เยี่ยมเลยครับ แล้วเรามาติดตามผลกันในคราวหน้านะครับ”
