ความรู้ ดูง่าย ใช้สะดวก

โดย คุณสุรีพันธุ์  เสนานุช
[email protected]

คงมีหลายครั้งที่พบว่าหนังสือบางเล่ม งานวิจัยหรือบทความบางชิ้นมีหัวข้อน่าสนใจ แต่เปิดเข้าไปอ่านก็รู้สึกท้อแท้ด้วยภาษาที่ยากจะเข้าใจ ราวกับอ่านภาษาเทพ จนคิดไปว่าคงฉลาดไม่พอที่จะทำความเข้าใจได้

ในความเป็นจริง ระดับของการใช้ภาษาขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของงานเขียนนั้นเป็นสำคัญ ซึ่งถ้าหากเป็นงานที่เขียนขึ้นเพื่อต้องการเผยแพร่ความรู้ ระดับของภาษาควรต้องให้ง่ายสำหรับผู้เรียนรู้ การทำให้ภาษาเป็นอุปสรรคการเข้าถึงความรู้จึงเป็นความล้มเหลวมากกว่าการแสดงความสามารถของผู้เขียน

เช่นกันในกระบวนการจัดการความรู้ เมื่อดำเนินการสร้างและแสวงหาความรู้มาแล้ว ด้วยการใช้เครื่องมือการถอดบทเรียน ก่อนที่จะนำความรู้มาถ่ายทอด ความรู้นั้นต้องผ่านขั้นตอนจัดระบบ ประมวลและกลั่นกรองเพื่อให้เข้าใจง่าย เข้าถึงง่าย สามารถไปใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อประยุกต์ใช้ในการทำงานต่อไป

ที่ผ่านมา การจัดเก็บองค์ความรู้ ด้วยการสร้างคลังความรู้ไว้ในระบบสารสนเทศ มักมีรูปแบบที่หลากหลาย เช่น ไฟล์เวิร์ดหรือพีดีเอฟอย่างงานวิจัย บทความ การสรุปผลงาน การสรุปองค์ความรู้ในการปฏิบัติงานในแบบฟอร์มที่กำหนด ต้นฉบับกฎระเบียบต่างๆ ไฟล์เพาเวอร์พอยท์ที่ได้มาจากการไปร่วมอบรม สัมมนา เป็นต้น ถ้ามีการติดตามผลว่ามีการนำไปใช้อย่างไร ส่วนใหญ่มักไม่มีคำตอบ เพราะดูเหมือนว่าการจัดเก็บองค์ความรู้เสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว เมื่อมีการนำเอาข้อมูลที่คิดว่าเป็นองค์ความรู้เข้าไปไว้ในระบบสารสนเทศที่จัดทำไว้

ซึ่งในความเป็นจริง เป้าหมายสำคัญของการจัดการความรู้อยู่ที่การนำความรู้ไปใช้ในการสร้างความสำเร็จให้คนทำงาน ทีมงาน และองค์กร การนำความรู้ไปจัดเก็บแต่ไม่มีการนำไปใช้จึงไม่ใช่การจัดการความรู้ที่บรรลุเป้าหมาย ความรู้ที่นำไปจัดก็บไว้ ไม่ใช่ความรู้ที่เปล่าประโยชน์ แต่เป็นเสมือนอาหารดิบที่ยังไม่ได้ผ่านกระบวนการปรุงให้พร้อมรับประทาน การออกแบบงานเขียนในการนำความรู้มาถ่ายทอดจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง

งานเขียนในการถ่ายทอดความรู้ไม่ได้ต้องการภาษาเขียนที่สละสลวยสวยงาม แต่ภาษาต้องกระชับ ชัดเจน การจัดกลุ่มหรือหมวดหมู่ที่ถูกต้อง ซึ่งทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น ในการถอดบทเรียนการปฏิบัติอาจใช้เขียนเป็นตารางแบ่งช่องตามขั้นตอน มีการระบุถึงจุดสำคัญในแต่ละขั้นตอนซึ่งมาจากประสบการณ์การทำงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ หรือถ้าเป็นเรื่องของกฎระเบียบต่างๆ เพื่อให้เข้าใจง่าย แทนที่จะนำเอกสารกฎระเบียบจำนวนหลายหน้าเข้าไปเก็บไว้ในคลังความรู้ อาจเอามาจัดทำเป็นอินโฟกราฟิกให้ดูง่าย
ย่อมจะสร้างความเข้าใจได้ดีกว่า เป็นต้น

ทักษะการเขียนจึงควรเป็นทักษะที่คนในองค์กรทุกระดับควรฝึกฝนให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิผล โดยไม่จำเป็นต้องได้ชื่อว่าเขียนเก่ง เพียงสามารถใช้ภาษาเขียนให้มีความความชัดเจนในการสื่อสารประจำวัน ด้วยการใช้คำที่กระชับ ที่สำคัญที่สุดคือบอกเล่าด้วยภาษาของตนเอง ไม่ใช่การไปคัดลอกมาจากที่อื่น

ขั้นต้นของการที่จะเริ่มเขียนอะไรก็ตาม ต้องทำความเข้าใจว่าเป้าหมายในการเขียนนั้นคืออะไร ประเด็นหลักคืออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่จะรับสารนั้น และจะเขียนในแพลตฟอร์มใด เพราะกลุ่มเป้าหมายที่จะรับสารจะเป็นตัวกำหนดภาษาที่จะใช้ เช่น เพื่อนร่วมงานกับผู้บริหารการเลือกใช้คำย่อมจะต่างกัน แต่ที่เหมือนกันคือความชัดเจน ส่วนแพลตฟอร์มคือการกำหนดขนาดของการเขียนว่าจะสั้น ยาวแค่ไหน

การเขียนเพื่อถ่ายทอดองค์ความรู้ก็เช่นกัน ขั้นต้นต้องให้ความสำคัญกับเป้าหมายขององค์ความรู้นั้นว่าจะนำไปใช้ในเรื่องใด ประเด็นหลักขององค์ความรู้คืออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการให้รับความรู้นั้นไปใช้ และรูปแบบของแพลตฟอร์มเป็นอย่างไร ทั้งหมดนี้จะนำมาสู่การออกแบบงานเขียนในการถ่ายทอดให้ดูง่าย ใช้สะดวกตามต้องการ ถ้าจะให้มีประสิทธิผลและไม่ยากลำบากเกินไปเพราะบางคนอาจไม่สามารถเขียนได้จริงๆ ก็ควรมีบรรณาธิการเป็นตัวช่วยในการแก้ไข ปรับงานเขียนก่อนที่จะนำลงไปในแพลตฟอร์มนั้น

การถ่ายทอดความรู้ที่มีคุณค่า จะไร้ค่าไปทันทีถ้าความรู้นั้นเข้าใจยาก เข้าถึงยาก แพลตฟอร์มจัดเก็บองค์ความรู้ก็จะกลายเป็นถังขยะความรู้โดยปริยาย

Infographic

แนะนำหลักสูตร
Knowledge Capturing (เทคนิคการถอดองค์ความรู้)
 คลิก