CoPs มีดีมากกว่าตัวชี้วัด
.
โดย คุณสุรีพันธุ์ เสนานุช
[email protected]
ทุกองค์กรที่ดำเนินการด้านการจัดการความรู้ CoPs เป็นกิจกรรมประจำซึ่งพบเห็นอยู่เป็นประจำ และนำไปใช้ในฐานะ
ตัวชี้วัดโดยนับจำนวนครั้งของการจัดกิจกรรมและปริมาณผู้เข้าร่วม แต่ในความเป็นจริงการกำหนดตัวชี้วัดดังกล่าวไม่ได้สะท้อนความสำเร็จของการจัดการความรู้ในองค์กรแต่อย่างใด
เพราะความสำเร็จของการจัดการความรู้ อยู่ที่ความสำเร็จขององค์กร
ที่มาจากความสำเร็จของทีมงาน และการทำงานของบุคลากรทุกคน
ความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องในบทบาทของ CoPs จึงทำให้เกิดความสูญเปล่าทั้งเวลาและงบประมาณ เป็นความว่างเปล่าของเนื้อหาสาระที่บุคลากรสัมผัสได้ จนทำให้เกิดการปฏิเสธในการเข้าร่วมกิจกรรม CoPs เพราะเสียเวลาทำงาน จึงเป็นเรื่องที่น่าเสียดายเพราะแท้จริงแล้ว CoPs เป็นแนวทางการปฏิบัติของการจัดการความรู้ที่มีประโยชน์มาก การดำเนินการไม่ยากนักและให้ผลที่มากกว่าได้องค์ความรู้ นั่นคือความสัมพันธ์ของคนทำงานกลุ่มงานเดียวกันที่จะร่วมกันยกระดับความรู้ความสามารถในงานจนก้าวไปสู่นวัตกรรม
CoPs หรือ Community of practices หรือชุมชนนักปฏิบัติ
มีความหมายสองนัยยะคือ
ในลักษณะนามหมายถึงกลุ่มคนผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องเดียวกันมารวมตัวกัน ช่วยกันแก้ไขปัญหา หรือหาแนวทางใหม่ๆ ในการทำงาน องค์กรที่มีการจัดตั้งกลุ่มในลักษณะนี้ จะมีวาระการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน ไม่จำเป็นต้องจัดเป็นกิจกรรมอย่างเป็นทางการ แต่ได้องค์ความรู้ใหม่ๆ ที่นำไปใช้ได้จริงจนขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ
กลุ่มผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวไม่จำเป็นต้องมีเฉพาะบุคลากรในกระบวนการหลัก หรือเป็นนักวิชาชีพระดับสูง แต่กลุ่มสายงานทุกกลุ่มทุกระดับสามารถจัดตั้งขึ้นมาได้ ซึ่งหากสามารถขับเคลื่อนให้ทุกกลุ่มมีความสุขในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นประจำ จะเห็นการเปลี่ยนแปลงในทุกอณูขององค์กรอย่างแน่นอน
อีกความหมายหนึ่งคือการทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของคนทำงานในเรื่องเดียวกัน อาจเป็นการแลกเปลี่ยนความสำเร็จ หรือหาวิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน ซึ่งการทำกิจกรรมรูปแบบนี้
มีปัจจัยความสำเร็จอยู่สามประการสำคัญคือ หนี่ง การตั้งประเด็นต้องชัดเจน สอง คนที่ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวยหรือ Facilitator ต้องมีทักษะในการดำเนินการที่เชี่ยวชาญมากพอ และสาม ต้องมีการออกแบบการดำเนินการที่เปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างเท่าเทียม
การตั้งประเด็นที่ชัดเจน
หมายถึงประเด็นที่กำหนดต้องมีความเฉพาะเจาะจง ไม่กว้างจนเกินไป และเป็นประเด็นเดียว เช่น การสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้าของพนักงานต้อนรับซึ่งเป็นจุดแรกที่จะทำให้ลูกค้าสัมผัสประสบการณ์ที่น่าประทับใจ หากกำหนดประเด็นเพียงการสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า ซึ่งมีพนักงานหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ก็เป็นประเด็นที่กว้างเกินไป จึงควรกำหนดไปทีละงานจะได้แนวทางการปรับปรุงที่ชัดเจนกว่า การแลกเปลี่ยนในลักษณะนี้มีคำถามง่ายๆ สามคำถามหลักคือแนวคิด วิธีการ และการแก้ไขปัญหาที่พบ ซึ่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในลักษณะนี้จะได้เนื้อหามากน้อยแค่ไหน ขึ้นอยู่กับ
ทักษะของ Facilitator
ที่จะตั้งคำถามย่อย เชื่อมโยง กระตุ้น สรุปประเด็นสะท้อนกลับให้คนในวงถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ออกมาได้อย่างเต็มที่ ส่วนการออกแบบการดำเนินการนั้นก็คือการเลือกผู้ที่จะเข้ามาในวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต้องเป็นผู้ปฏิบัติงานนั้นด้วยตนเอง และควรเป็นผู้ที่เปิดใจ ยอมรับความเห็นที่แตกต่าง Facilitator ต้องรู้จักบุคลิกภาพผู้เข้าร่วมเบื้องต้นว่าเป็นคนช่างพูด หรือพูดน้อย เพื่อเตรียมแนวทางที่เหมาะสมในการชวนพูดคุยกับผู้เข้าร่วมที่มีความแตกต่างกัน
การจัดกิจกรรม CoPs ให้ได้ประสิทธิผลจึงต้องมีทำอย่างเป็นกระบวนการ มีความเข้าใจในวิธีการดำเนินการและมีทักษะเพียงพอ เพราะไม่ใช่เพียงการจัดเวที รวมกลุ่มคนมาพูดคุยกันอย่างไร้จุดหมาย ตัวตนที่แท้จริงของ CoPs จึงไม่ใช่บทบาทในการเป็นตัวชี้วัดด้านการจัดการความรู้ แต่เป็นเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพซึ่งหากใช้ไม่เป็นก็เปล่าประโยชน์
บทสรุป
ความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องในบทบาทของ CoPs ทำให้เกิดความสูญเปล่าทั้งเวลาและงบประมาณ
CoPs หรือ Community of practices หรือชุมชนนักปฏิบัติ มีความหมายสองนัยยะคือ หนึ่งในลักษณะนามหมายถึงกลุ่มผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องเดียวกันมารวมตัวกัน
สอง เป็นการทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของคนทำงานในเรื่องเดียวกัน อาจเป็นการแลกเปลี่ยนความสำเร็จ หรือหาวิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน
การทำกิจกรรมCops มีปัจจัยความสำเร็จอยู่สามประการสำคัญคือ หนี่ง การตั้งประเด็นต้องชัดเจน สอง คนที่ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวยหรือ Facilitator ต้องมีทักษะในการดำเนินการที่เชี่ยวชาญมากพอ และสาม ต้องมีการออกแบบการดำเนินการที่เปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างเท่าเทียม
CoPs จึงเป็นแนวทางการปฏิบัติที่มีประโยชน์มาก ให้ผลที่มากกว่าได้องค์ความรู้ นั่นคือความสัมพันธ์ของคนทำงานที่จะร่วมกันยกระดับความรู้ความสามารถจนก้าวไปสู่นวัตกรรม
Infographic
