คิดใหม่ หลักการ Go and See
โดย คุณกฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer
.. มีการพูดกันมากเรื่อง `New Normal’ วิถีชิวิตแบบใหม่ และโอกาสแห่งการเปลี่ยนแปลง
อะไรที่คุณคิดว่าควรจะปรับเปลี่ยน? อะไรที่ควรจะรักษาไว้?
จะมีความเปลี่ยนแปลงอะไร กับปรัชญาพื้นฐานของโตโยต้าคือ Genchi Genbutsu หรือ การไปดูของจริง
ที่สถานที่จริง หรือไม่?
บทความก่อนหน้าผมได้กล่าวถึงวัฒนธรรม Lean โดยขยายความหลักการข้อหนึ่งในวิถีโตโยต้าคือ Go and See หรือ`Genchi Genbutsu’ ในภาษาญี่ปุ่น
แนวคิดคือ การจะได้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้องนั้น ต้องเข้าหา `ไปให้เห็น’ ของจริง ณ สถานที่จริง พูดคุยสัมผัสกับบุคคลที่หน้างาน Go and See ทำให้สามารถวิเคราะห์ได้ถึง สาเหตุต้นตอ (Root Cause) ด้วยการ ถามทำไมซ้ำๆ (5 Whys) แยกความคิดเห็นออกจากข้อเท็จจริง ทำให้แก้ไขปัญหาได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว ได้รับความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง
อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี Digital ที่กำลังปรับเปลี่ยนโลก โดยมี COVID-19 เป็นปัจจัยเร่งคำถามที่น่าสนใจคือ วิถีเช่นนี้ต้องมี การปรับตัว อย่างไรบ้างหรือไม่? พบความเห็นจากผู้บริหารสูงสุดของโตโยต้ากันครับ
…
Go and See ในยุค COVID-19
คำถามเปิดบทความมาจากนักข่าว ที่ร่วมงานแถลงผลประกอบการล่าสุดของ Toyota Corp.
ประธานบริษัทฯ คุณ Akio Toyoda ให้คำตอบที่มีมุมมองชวนคิดต่อไปได้หลายประเด็น
คุณ Toyoda กล่าวถึง ผลบวกจากวิกฤต ที่เกิดขึ้นในครั้งนี้คือ
“ผมสามารถลดเวลาเดินทางลงถึง 80% ลดเวลาประชุม 30% และ ลดเอกสารประมาณ 50% ที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม”
มีการขยายความ เรื่องเอกสาร ว่า
“เมื่อพนักงานมาประชุมกับผม ข้อมูลในเอกสารที่เตรียมมามักจะถอยหลังไป 1-2 สัปดาห์ แต่ด้วยการประชุม Online แม้ว่าจะไม่มีเอกสาร เราสามารถพูดคุยถึงปัญหาและความท้าทายได้ทันที เอกสารที่ลดลงคือการประหยัดเวลาจัดเตรียมของพนักงานด้วย”
เมื่อการพูดคุยผ่านระบบ Online ไม่มีข้อจำกัดเรื่องระยะทางอีกต่อไป คุณ Toyoda เสริมว่า
“ผมสามารถสื่อสารกับ CEO ของเราในภูมิภาคอื่นนอกญี่ปุ่น รวมถึง ผู้บริหารองค์กรอื่นได้มากขึ้น”
โดยวัฒนธรรมญี่ปุ่นแล้ว การเข้าพบต่อหน้า ถือว่าเป็นการให้เกียรติและแสดงความนับถือ แต่ด้วยข้อจำกัดของสถานการณ์
และความจำเป็นที่ต้องสื่อสารกันมากขึ้น ทำให้เกิด Go and see ผ่านระบบ Online
“ก่อนหน้านี้ ผมรู้สึกเป็นการเหมาะสมกว่า ที่จะไปพบบุคคลเหล่านั้นโดยตรง ทำให้ผมไม่สามารถพูดคุยได้บ่อยครั้ง แต่ปัจจุบันผมสามารถใช้ประโยชน์จากเวลาเพียง 5 หรือ 10 นาที ทำให้พบว่าสามารถมุ่งสู่เป้าหมายในเรื่องที่ต้องการ กับบุคคลที่ต้องการ ได้มีประสิทธิภาพขึ้นมาก”
ในภาวะโรคระบาดที่ส่งผลให้สิ่งแวดล้อมของธุรกิจ มีการเปลี่ยนแปลงเร็วกว่าเดิมมาก การปรับตัวตาม อย่างรวดเร็วเท่าทันกันเป็นภารกิจสำคัญของทุกองค์กร การตัดสินใจ กำหนดทิศทาง สื่อสาร กับพนักงานและผู้เกี่ยวข้องให้ปรับตัวมุ่งไปในทางเดียวกัน เลือกใช้ เทคโนโลยีสื่อสารที่ก้าวหน้าให้เป็นประโยชน์ จึงเป็นบทบาทสำคัญของผู้นำในช่วงวิกฤตนี้
…
ทบทวน Go and See
การเสียเวลาเดินทางไปให้เห็นของจริง ณ สถานที่จริง เป็นสิ่งที่ไม่เหมาะกับ โลก Digital ในปัจจุบันและอนาคตแล้วหรือไม่?
คุณ Toyoda ให้ความเห็นดังนี้
“เราต้องทบทวนให้ความหมายที่ชัดเจนกับ Genchi Genbutsu อีกครั้ง วิถีเดิมคือให้ความสำคัญกับการไปดูหน้างาน เมื่อจะดูรถที่เราผลิตก็ต้องดูของจริงต่อหน้าเสมอ อย่างไรก็ตามในเดือนที่ผ่านมา เราพิจารณาดูผลิตภัณฑ์บนคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นสิ่งใหม่สำหรับผมและทำให้คิดได้ว่า การดูผ่านหน้าจอเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ แทนที่จะยึดติดกับหลักการ ‘Genchi Genbutsu’ เราต้องเข้าใจว่ากรณีไหนที่จำเป็นต้อง Go and See และอะไรที่อาจจะไม่จำเป็น”
คำให้สัมภาษณ์ดังกล่าว เป็นข่าวพาดหัวในสื่อญี่ปุ่น เช่น Japan Times ว่าโตโยต้ากำลังย้อนกลับไปที่เป้าหมาย เพื่อปฏิบัติตามแนวคิด Go and see อย่างชาญฉลาดขึ้น ด้วยเหตุผลที่เหมาะสม และเวลาที่เหมาะสม
…
โลกกายภาพ และ โลก Digital
แม้ว่าต้องมีการปรับตัวให้เข้ากับโลกเทคโนโลยี แต่ในการตอบคำถามว่า สิ่งใดที่ต้องปกป้องและดูแล
คำตอบจากคุณ Toyoda คือ “โลกความจริง” และกล่าวว่า
“เรามีวิถีปฏิบัติในการให้ความสำคัญ กับหน้างานหรือสถานที่จริง ที่โลก Digital หรือโลกเสมือน ไม่ว่าจะทันสมัยเพียงใด ก็ไม่สามารถทดแทนได้ เป็นโลกกายภาพที่พนักงานของเราทำงานด้วย เป็นพนักงานเท่านั้นที่ทำได้ ปรับปรุงให้ดีขี้น (Kaizen) และพัฒนาตนเองให้มีความสามารถมากขึ้น”
พร้อมกับเน้นย้ำว่า ปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ยังเป็นสิ่งสำคัญ
“เวลาผมคุยกับพนักงาน ผมอยากมองเข้าไปในดวงตาของเขา ให้รู้ว่ากำลังคิดและรู้สึกอย่างไร ซึ่งบางครั้งจะรับรู้ได้ ณ สถานที่จริง พร้อมกับงานที่กำลังปฏิบัติอยู่จริง ๆ เท่านั้น”
