เทคนิค Work from Home ให้มี Productivity
และคงประสิทธิภาพการทำงาน
โดย ส่วนสื่อสารองค์กร สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
จากสถานการณ์การระบาดของไวรัส COVID – 19 ที่แพร่กระจายในปัจจุบันนั้น ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบ และสร้างความเปลี่ยนแปลงต่อรูปแบบการใช้ชีวิตของคนในสังคมมากมาย โดยเฉพาะ ‘การทำงาน’ หลายองค์กรได้ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ด้วยการอนุมัติให้มีการทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกกันว่า ‘Work from Home’ เพื่อลดความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานอันเป็นทรัพยากรสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร แม้ว่า Work from Home จะไม่ใช่เรื่องใหม่เสียทีเดียว แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องที่องค์กรในประเทศไทยต่างไม่คุ้นเคยนัก ทั้งนายจ้าง รวมถึงพนักงานคงต้องวางแผน และปรับตัวกันพอสมควร สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ จึงขอใช้โอกาสนี้แบ่งปันแนวทาง ความรู้ และเทคนิคที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานจากที่บ้าน เพื่อให้เกิดความราบรื่น และประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานต่อนายจ้างและพนักงาน
…
จะอนุมัติให้พนักงาน Work from Home
นายจ้างต้องเตรียมอะไรบ้าง ?
สิ่งที่นายจ้าง หรือ ผู้บังคับบัญชาคือ บุคคลสำคัญในการกำหนดมาตรการ และความรับผิดชอบ รวมถึงประเมินผลลัพธ์การดำเนินงาน อย่างไรก็ตามอาจต้องเริ่มจากการพิจารณาก่อนว่างานลักษณะใดบ้างที่สามารถทำจากที่บ้านได้โดยไม่กระทบต่อผลลัพธ์ของงาน และแน่นอนว่ายังมีบางลักษณะงานที่ไม่สามารถ Work from Home ได้ อาทิ งานในสายการผลิต การแพทย์ และงานด้านขนส่งต่าง ๆ ซึ่งองค์กรอาจชดเชยพนักงานในส่วนดังกล่าวด้วยสวัสดิการอื่น ๆ เช่น รถรับส่ง อาหารกลางวัน หรือหน้ากากอนามัย เพื่อลดภาระ และลดความเสี่ยงให้แก่พนักงาน เมื่อพิจารณาแล้วก็เข้าสู่ขั้นตอนต่อไปเพื่อสร้างประสิทธิภาพในการ Work from Home ได้เลย
วางแผนและติดตามงานอย่างต่อเนื่อง
นายจ้าง/ผู้บังคับบัญชาของทุกองค์กร ควรมีการประชุมหารือถึงแผนการดำเนินงานในช่วงวิกฤต เพื่อเตรียมความพร้อมแม้อยู่ในสภาวะปกติก็ตาม เช่น แผน Business Continuity Plan : BCP จากนั้นเพื่อให้สะดวกต่อการติดตามงานในช่วง Work from Home ควรแบ่งพนักงานออกเป็นทีม ประมาณ 5 – 10 คนในกรณีที่เป็นองค์กรใหญ่ และมอบหมายให้หัวหน้าทีมทำหน้าที่รับผิดชอบ และติดตามผลลัพธ์การดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอมากกว่าเดิม โดยอาจเป็นการติดตามแบบทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ เป็นต้น
จัดหาทรัพยากรที่จำเป็นให้แก่พนักงาน
อีกหนึ่งสิ่งที่นายจ้าง / ผู้บังคับบัญชาไม่ควรมองข้าม คือ ความสะดวกในการทำงานของพนักงาน ก่อนที่จะออกมาตรการให้ Work from Home ควรคำนึงถึงความพร้อมในด้านทรัพยากรต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน เช่น ทรัพยากรด้านเทคโนโลยี ทั้ง Hardware และ Software ได้แก่ คอมพิวเตอร์, โน้ตบุ๊ค และระบบในการเข้าถึงข้อมูลสำหรับการทำงาน ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ควรอยู่ในความดูแลของนายจ้าง เพื่อไม่ให้เป็นการเพิ่มภาระแก่พนักงาน
ใส่ใจผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ
ในภาวะวิกฤตเช่นนี้ความไว้เนื้อเชื่อใจ และเห็นอกเห็นใจเป็นสิ่งที่ควรมีต่อกัน แน่นอนว่าเมื่ออนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้าน นายจ้าง/ผู้บังคับบัญชาคงไม่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้ตลอดทั้งกระบวนการเฉกเช่นตอนที่ทำงานในออฟฟิศ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วจึงควรใส่ใจที่ผลลัพธ์ของการทำงานที่สำเร็จแทน และเชื่อมั่นในการทำงานของพนักงานในองค์กรตนเองเป็นสำคัญ
…
พนักงานต้องเตรียมความพร้อม
และสร้างสมดุลในการทำงานให้ได้
เมื่อนายจ้าง/ผู้บังคับบัญชาอนุญาตให้ Work from Home ได้ พนักงานเองก็ต้องเตรียมพร้อม และระมัดระวังหลายอย่างเช่นเดียวกัน ทั้งสถานที่ ความรับผิดชอบและวินัยในการทำงาน รวมไปถึงการสร้างสมดุลในการใช้ชีวิตภายใต้ภาวะวิกฤตเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการปฏิบัติงาน
จัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม
จัดห้อง หรือ มุมสำหรับทำงานให้พร้อม หลีกเลี่ยงการถูกรบกวนจากคนในครอบครัว เด็กหรือสัตว์เลี้ยง เลือกโต๊ะและเก้าอี้ให้เหมาะกับสรีระ ที่สามารถนั่งทำงานได้ตลอดทั้งวันโดยไม่ส่งผลเสียต่อสุขภาพ
มีความรับผิดชอบและวินัยในตนเอง
อันที่จริง ‘ความรับผิดชอบ’ คือ คุณสมบัติที่พึงมีของพนักงานทุกคนอยู่แล้ว แต่ในช่วง Work from Home พนักงานอาจต้องมีความรับผิดชอบ และสร้างวินัยที่เคร่งครัดให้กับตนเองเพิ่มขึ้น เนื่องจากการทำงานที่บ้านอาจไม่สร้างแรงจูงใจให้เรารู้สึกอยากทำงานเท่ากับออฟฟิศ ดังนั้น พนักงานจึงต้องเคร่งครัดในการทำงานมากกว่าเดิม อีกทั้งยังต้องระลึกไว้ว่า ผลลัพธ์ของงานจะต้องมีคุณภาพเหมือนกับทำที่ออฟฟิศ และต้องรายงานผลต่อนายจ้าง/ผู้บังคับบัญชาได้อย่างเป็นรูปธรรม
ไม่ลืม Work Life Balance
แม้ว่าการทำงานที่บ้านนั้นจำเป็นต้องเตรียมพร้อมรับคำสั่งจากนายจ้าง/ผู้บังคับบัญชาอยู่เสมอ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าต้อง Stand by ตลอดเวลา พนักงานควรหาจุดสมดุลในการทำงานหรือที่เรียกว่า ‘Work Life Balance’ จัดสรรเวลาการทำงานให้เหมือนอยู่ที่ออฟฟิศ พยายามอย่าให้เวลาในการทำงานมาเบียดบังเวลาส่วนตัวหรือเวลาพักผ่อนของตนเอง ทานอาหารให้ครบทุกมื้อ และหาเวลาออกกำลังกาย ใส่ใจสุขภาพอย่างสม่ำเสมอ
…
เทคนิคสำคัญ
ที่ทำให้การ Work from Home เป็นเรื่องง่าย
· สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ เพราะไม่ได้เจอหน้ากัน การสื่อสารจึงสำคัญมาก เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ทั้งนายจ้าง/ผู้บังคับบัญชา และพนักงาน ควรเลือกวิธีหรือช่องทางในการสื่อสารที่สามารถพูดคุยกันได้อย่างต่อเนื่อง จัดให้มีการประชุมประจำวันหรือประจำสัปดาห์ เพื่อรายงานผล และสอบถามปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย
ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์
นอกจากอุปกรณ์หลักอย่างคอมพิวเตอร์แล้ว การใช้โปรแกรมอื่น ๆ เข้ามาอำนวยความสะดวกในการทำงานตามความเหมาะสมก็เป็นเรื่องที่สมควรอย่างยิ่ง อาทิ โปรแกรมสำหรับการสื่อสารและประชุมออนไลน์ เช่น Microsoft Team, Zoom, Line, Google Hangouts หรือโปรแกรมสำหรับจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่สามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันได้ เช่น One Drive, Google Drive และ Dropbox เป็นต้น
เตรียม Recovery Plan
นอกเหนือจากการทำงานตามปกติแล้ว ทั้งนายจ้าง/ผู้บังคับบัญชา และพนักงานควรร่วมกันหารือถึงแผนการทำงานหลังจากผ่านพ้นช่วงวิกฤตไปแล้ว เมื่อสถานการณ์กลับเข้าสู่ภาวะปกติจะได้ปฏิบัติงานหรือดำเนินธุรกิจให้สอดคล้องกับสถานการณ์ และวิถีชีวิต เพื่อตอบสนองต่อความต้องการลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างเต็มที่
อนาคตหลังจากนี้แม้จะผ่านพ้นช่วงวิกฤต COVID – 19 ไปแล้วแต่ก็มีแนวโน้มว่า การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home อาจกลายเป็น New normal หรือ ความปกติรูปแบบใหม่ในการทำงาน ที่หลายองค์กรเลือกนำไปปฏิบัติ เมื่อเล็งเห็นแล้วว่าการอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านนั้นไม่ได้ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพหรือผลลัพธ์ของงาน ยังคงได้ผลิตภาพหรือ Productivity ซ้ำยังช่วยลดความสูญเปล่าของเวลาในแต่ละวันไปได้มากทีเดียว หากองค์กรใดมีความพร้อม ทั้งแผนการทำงานที่ชัดเจน สามารถปรับตัวด้วยการดึงประโยชน์จากเทคโนโลยีมาใช้ ก็ไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำให้นโยบายการ Work from Home นี้เป็นจริงขึ้นได้
