Work From Home กับ Digital Transformation

โดย กฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer

ในยุค COVID-19 และ นโยบายรัฐให้คนในสังคมอยู่บ้าน Work from home กลายเป็น ทิศทางการปรับตัวครั้งใหญ่ ทั้งองค์กรที่มีแผนแล้วแต่ยังไม่ได้เริ่ม และ องค์กรที่ไม่เคยคิดถึงมาก่อนแต่ต้องปรับตัวตามสภาพแวดล้อม

ความจริงการทำงานจาก ที่ไหนก็ได้ เวลาไหนก็ได้ (Anywhere, Anytime) มาพร้อมกับกระแสการเปลี่ยนแปลงองค์กร ด้วยเทคโนโลยี Digital พักใหญ่แล้ว

นี่คือ โอกาสครั้งใหญ่ ในการยกระดับองค์กรตาม Digital Transformation โดยเป็นการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนในองค์กร ที่ไม่จำเป็นต้องผูกตัวเองกับสำนักงานอีกต่อไป

จากการทำอาชีพอิสระมาหลายปี ผมขอนำเสนอประเด็นพิจารณา เพื่อให้การทำงานจากที่บ้านประสบความสำเร็จครับ

Mindset
——–

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างแรก คือ ‘Trust’ ระหว่างองค์กรกับพนักงาน

ผู้บริหาร ต้องแสดงออกถึงความไว้เนื้อเชื่อใจกับพนักงาน ว่ามีศักยภาพที่จะทำงานได้ด้วยตนเอง ในขณะเดียวกัน ก็พร้อมสนับสนุนในทุกรูปแบบ เพื่อแก้ไขปัญหาอุปสรรคในช่วงรอยต่อการเปลี่ยนแปลง ทำให้เป็นโอกาสแสดงถึงภาวะผู้นำ และสร้างความเชื่อถือจากพนักงานด้วย

อีกบทบาทที่ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือ การสื่อสารสถานการณ์องค์กร ให้พนักงานรับทราบอย่างสม่ำเสมอ ในสภาวะที่ไม่ปกติเช่นนี้

ในด้านของพนักงาน นี่ก็เป็นโอกาสในการแสดงให้องค์กรมั่นใจได้ว่า การทำงานที่บ้าน ไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมายองค์กร แต่ทำให้พนักงานได้ชั่วโมงทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

กรอบความคิดถัดมาที่สำคัญคือ Work from Home ไม่ใช่การหยุดอยู่กับบ้าน ดังนั้น ขั้นตอนงานต่างๆในองค์กร ยังคงเป็นไปตามปกติ องค์กรต้องกำหนดชั่วโมงเวลาชัดเจน ที่พนักงานต้องพร้อมทำงาน พร้อมรับการติดต่อจากเพื่อนร่วมงาน หรือเครือข่ายนอกองค์กรอื่นๆ

สร้างกติกาองค์กร
——–

เมื่อพนักงานอยู่กันคนละสถานที่ ข้อความผ่านจอคอมพิวเตอร์ หรือ จอมือถือ เพิ่มขึ้นแทนที่คำพูด องค์กรจึงต้องระมัดระวัง การสื่อสารที่ผิดความหมาย ต้องใส่ใจกับความชัดเจนให้มากขึ้น

เรื่องราวที่ซับซ้อน ต้องการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ควรกำหนดให้โทรศัพท์คุย หรือจัดการประชุมทางไกล (Teleconference) ทันที ขณะนี้มีเทคโนโลยีเกิดขึ้นมารองรับมากมาย

หลายองค์กร กำหนดเวลา ‘Check in’ คือการประชุมร่วมกันก่อนเริ่มงานในทุกเช้า เป็นการยืนยันความพร้อม ในการทำงาน ทีมงานสามารถรายงานได้ว่า เมื่อวานทำอะไรไปบ้าง มีความคืบหน้าอย่างไร วันนี้จะทำอะไรเพิ่มเติม มีปัญหา และ ต้องการความช่วยเหลืออะไรบ้าง

สิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม คือ มนุษย์เป็นสัตว์สังคม เมื่อการปฏิสัมพันธ์ทั้งหมดมาอยู่บน Online องค์กรต้องให้ความสำคัญ ดูแล “สุขภาพจิตใจ” ของพนักงาน ที่มีความเครียดจากปัจจัยต่างๆ ทั้งจากตัวงานเอง การเงิน และ ครอบครัว

กิจกรรมสำคัญที่ต้องสร้างกติการ่วมกันคือ การประชุมทางไกล เหมือนประชุมปกติ คือ มีวาระชัดเจน ส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า ผู้นำควบคุมประเด็นและเวลาให้เหมาะสม และ จบการประชุมด้วยข้อสรุป กิจกรรมที่ต้องทำต่อไป ผู้รับผิดชอบ

สิ่งที่เพิ่มเติมขึ้นในระบบ Online คือ สมาชิกต้องเตรียมตัว เชื่อมต่อสัญญาณล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจว่าเริ่มประชุมได้ตรงต่อเวลา เปิดกล้องระหว่างการประชุมเสมอ เพื่อให้ผู้อื่นสามารถ อ่านภาษากาย ของผู้พูดได้

การประชุมทางไกล ไม่มี ‘ผู้นั่งหัวโต๊ะ’ ที่เห็นได้ชัดเจนทางกายภาพ ทุกคนเท่ากันหมด องค์กรสามารถใช้เป็นโอกาสในการกระตุ้นให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น รวมถึง ผู้นำใช้เป็นแบบฝึกหัด ‘การฟัง’ ของตนเองด้วย

จัดเตรียมตัวเอง

——–

หลักการพื้นฐาน คือ ทำตัวเหมือนการทำงานปกติ ตื่นนอนดังเช่นทุกวัน แต่งกายให้เหมาะสม เวลาเดินทางที่ลดลงไป ควรเป็น ‘กำไร’ จากการทำงานที่บ้านในครั้งนี้

สถานที่ทำงาน และ สภาพแวดล้อมในบ้าน เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ข้อมูลเอกสารที่ต้องใช้ แสงสว่าง อุณหภูมิ เสียงรอบข้าง ความสะอาดเป็นระเบียบ สามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก ต้องจัดการให้ดี

วางแผนเวลา นั่งโต๊ะทำงาน ประชุม เตรียมและทานอาหารกลางวัน พักย่อยๆ การมีนาฬิกาในตำแหน่งที่มองเห็นได้ง่ายๆตลอดเวลา จะช่วยได้มาก

กรณีมีบุตรหลานเรียน Online ที่บ้าน รวมถึงสมาชิกในครอบครัวอื่นด้วย ต้องสร้างความเข้าใจ กับการทำงานลักษณะนี้ พิจารณาจัดการตามเงื่อนไขที่มี และถ้าจำเป็น กำหนดเวลาที่ต้องการ สมาธิเป็นพิเศษ หลีกเลี่ยงการรบกวนโดยไม่จำเป็น

ก่อนการทำงานในแต่ละวัน กำหนดเป้าหมาย เขียนภารกิจที่ต้องทำในวันนี้ และ วางกรอบเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ

เมื่อถึงเวลาพัก เปลี่ยนอิริยาบถลุกออกจากโต๊ะ เพื่อป้องกันปัญหา Office Syndrome และ ใช้โอกาสในครั้งนี้ เสริมสร้างสุขภาพ ให้แข็งแรงขึ้นด้วยการออกกำลังกายที่ทำได้ ทำอาหารที่มีคุณภาพรับประทานเอง

ระหว่างทำงาน ปิดเสียงเตือนจาก Social Network เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิได้ง่ายมาก ควรกำหนดขอบเขตเวลา เพื่อควบคุมการดูข้อความต่างๆด้วยตนเอง

กำไรเวลา ที่ได้มา ควรใช้เป็นโอกาสเพื่อ การพัฒนาตนเอง การเรียนรู้ผ่านระบบ Online ในปัจจุบันมีเพิ่มขึ้นอย่างมาก หรือรวมไปถึงการอ่านหนังสือต่างๆด้วย

บทส่งท้าย

ในที่สุด วิกฤต COVID-19 ก็จะผ่านไป แต่ผมเชื่อว่าการทำงานที่บ้านจะกลายเป็น ความท้าทาย ที่เติบโตพร้อมกับเทคโนโลยี Digital เพื่อสร้างความผูกพันระหว่างองค์กรกับพนักงาน

ระยะนี้จึงเป็นโอกาสขององค์กร ในการทดลองระบบการทำงานที่บ้านอย่างจริงจัง เพื่อหา รูปแบบการทำงานที่ยั่งยืน ทั้งต่อองค์กร และ พนักงาน ในที่สุดครับ