5ส และ Visual Management หลักการพื้นฐานที่ไม่ควรมองข้าม (ตอน 1)

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
กฤชชัย อนรรฆมณี
[email protected]

ในหนทางสู่ความเป็นเลิศของการจัดการในองค์กร มีเครื่องมือเพื่อการปรับปรุง ผลิตภาพ (Productivity) และ คุณภาพ (Quality) เป็นจำนวนมากครับ

มีเรื่องรากฐานอยู่ 2 เรื่อง ที่หลายองค์กรมองข้ามพลังของเครื่องมือทั้งสองนี้ไป ด้วยความรู้สึกว่าเป็นเพียงเรื่องพื้นๆ เท่านั้น คือ 5ส และ Visual Management ผมเองสมัยเริ่มทำงานใหม่ๆ ก็เป็นเช่นเดียวกัน ไม่ได้เห็นความสำคัญของเรื่องพื้นฐานทั้งสองนี้

จำได้ว่าหลังเกิดวิกฤตเศรษฐกิจใหญ่ ยอดขายตกต่ำ องค์กรยักษ์ที่ผมทำงานอยู่ด้วย จัดฝึกอบรมให้กับพนักงานทุกคน ด้วยหัวข้อ Back to basic with 5S เนื้อหาพูดถึงแนวคิดผลิตภาพ พร้อมกับโยงว่า เครื่องมือสำคัญที่สุดเป็นอย่างแรกคือ 5ส

แม้ว่าโลกในปัจจุบันที่ว่ากันว่าเป็น ยุค Digital เกิดสังคมเสมือนบนโลกออนไลน์ สถานที่ทำงานกลายเป็น Anywhere Anytime อย่างไรก็ตาม โลกกายภาพ ยังคงมีอยู่ไม่หายไป ภาคการผลิตยังมีโรงงานสร้างสินค้าที่จับต้องได้ และภาคบริการที่ยังต้องมีสถานที่ เพื่อเป็นพื้นที่ปฏิบัติงานให้กับลูกค้าทั้งภายในและภายนอก 5ส จึงยังเป็นหลักคิดที่มีความสำคัญ

ปัญหาสำคัญหนึ่ง ของ 5ส คือ คนจำนวนไม่น้อย มอง 5ส เป็นเพียงเรื่องการทำความสะอาด ซึ่งเป็น ส หนึ่งในห้าเท่านั้น ไม่ได้ให้ความสำคัญกับ ส ตัวอื่นๆ

5ส วิวัฒนาการมาจากแนวคิด Good Housekeeping ว่าการทำงานที่ได้คุณภาพและมีประสิทธิภาพนั้น พื้นที่ทำงานต้องสะอาด อุปกรณ์เครื่องมือเป็นระเบียบ อยู่ใกล้มือ หยิบใช้ได้สะดวก จากนั้น แนวคิดนี้ จึงถูกยกระดับขึ้นมาในภายหลัง

หลักคิดของ 5ส นำไปใช้ได้กับทุกองค์กร โรงงานจะสำคัญมากหน่อย เพราะมีทั้งเครื่องจักร เครื่องมือ วัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป อยู่เยอะ ส่วนภาคบริการก็มีไม่น้อยที่มี อุปกรณ์ วัสดุ เกี่ยวข้องมากมาย ลองนึกถึง โรงพยาบาล โรงแรม เป็นต้น ส่วนในกลุ่มสำนักงาน ระบบการจัดการเอกสาร คือสิ่งสำคัญ

ในด้าน การจัดการระบบสารสนเทศ (IT) เช่น การแยกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เก่าเก็บ ออกไป การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล เพื่อให้ไม่สับสนสืบค้นได้ง่าย ก็สามารถนำแนวคิด 5ส มาต่อยอดได้เช่นกันครับ

ส สะสาง ตัวแรก เป็นคำที่ชวนให้เข้าใจคลาดเคลื่อน เพราะคนจำนวนมากพอได้ยินคำว่าสะสางแล้ว จะเข้าใจเพียงว่า เป็นการนำไปทิ้ง ทั้งที่จริงๆแล้วหลักการ คือ “การคัดแยกสิ่งที่ไม่จำเป็น ออกจากพื้นที่ทำงาน”

ความจำเป็นนี้ มีหลักพิจารณา 3 ประเด็น คือ รายการ ปริมาณ และ สถานที่ กินความถึง ของที่ไม่จำเป็นแต่มาเกะกะพื้นที่ทำงาน จัดเก็บในจำนวนที่เยอะเกินไป หรือ จัดเก็บในสถานที่ที่ไม่เหมาะสม

เป็นที่น่าสังเกตว่า ส สะสาง สามารถนำมาเชื่อมต่อกับ ระบบ Lean หรือ Just In Time ด้วยการลดความสูญเสีย อันเนื่องจากการจัดเก็บ Stock ที่ไม่จำเป็นลงได้

เมื่อเหลือแต่ของที่จำเป็นในพื้นที่ทำงาน ก็มาจัดระเบียบ ส สะดวก เพื่อให้หาง่าย หยิบง่าย เก็บง่าย ไม่เสียเวลา เพราะเวลาที่หมดไปกับการค้นหา คือความสูญเปล่า เป็นงานไม่สร้างมูลค่าทั้งสิ้น

แต่ ส สะดวก ไม่ได้พูดแค่เรื่องหยิบเก็บง่ายเท่านั้น ปัจจัยที่ครบถ้วน คือ ประสิทธิภาพ คุณภาพ และ ความปลอดภัย ต้องดูแลของที่เก็บไม่ให้เสียหายเสื่อมสภาพ คำนึงถึงความปลอดภัยของผู้ที่อยู่ในพื้นที่ทำงานด้วย

ถัดไปคือ การดูแลรักษาสภาพพื้นที่ให้ พร้อมปฏิบัติงาน ผ่านกิจกรรมการทำความสะอาด ดังนั้น การปัดกวาดเช็ดถู จะได้รับการพัฒนาไปเป็น การทำความสะอาดควบคู่การตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจว่า สิ่งที่เราบอกว่าจำเป็นต่อการทำงานนั้น ไม่มีความผิดปกติใดๆ

การดูแลพื้นที่ทำงานนั้น ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม เพื่อสร้างความรู้สึก การมีส่วนร่วมในการจัดการองค์กร โดยเริ่มจากพื้นที่ทำงานของตนเอง และเกิดเป็นความผูกพัน รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรต่อไป

ส ทั้งสามที่กล่าวไป เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนำมาพิจารณา กำหนดมาตรการในการปฏิบัติ ด้วยความเข้าใจที่ตรงกันว่า ทำอะไร ด้วยวิธีการอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำบ่อยเพียงใด ส สร้างมาตรฐาน จึงเกิดขึ้น

มาตรฐานที่เกิดขึ้น ควรเป็นมาตรฐานที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ตามแนวคิด Kaizen พนักงานต้องรู้จัก วางแผน ดำเนินการ ติดตามผล และ ประเมินผล ซึ่งเป็นหลักการของ วงจร PDCA Plan-Do-Check-Act นั่นเอง

ส สุดท้าย สร้างนิสัย หลักคิดคือ พฤติกรรม 5ส ที่ทำซ้ำกันอย่างต่อเนื่อง จนกลายเป็น พฤติกรรมที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ไม่ได้ปฏิบัติตามเพราะกฎระเบียบ หรือ มาตรฐานที่กำกับไว้อีกต่อไป

ลองนึกถึงตัวเราเอง หลังจากตื่นนอนในทุกเช้า เข้าห้องน้ำ ล้างหน้า แปรงฟัน นี่คือนิสัยที่เป็นปกติธรรมดา แต่ถ้าถามว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร คำตอบคือ เพราะกิจกรรมที่ทำซ้ำๆจนกลายไปเป็นนิสัย หากพูดด้วยภาษาของการบริหารองค์กรแล้ว ก็คือการสร้าง วัฒนธรรมองค์กร นั่นเองครับ

ในบ้านเราปัจจุบัน มีองค์กรที่ทำการตรวจประเมิน องค์กรที่ทำ 5ส ได้อย่างยอดเยี่ยมด้วย คือ Thailand 5S Award โดย สสท – สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) และล่าสุดจากองค์กรระดับสากลคือ Kaizen Institute ที่เปิดสาขาประเทศไทยในปี 2018 นี้

โดยรวมของหลักการ 5ส นั้น เน้นการสร้าง รักษา และพัฒนา สภาพแวดล้อมของการทำงานทาง “กายภาพ” ที่ดี โดยให้ตัวพนักงานแต่ละคน ได้เข้ามามีส่วนร่วมในดำเนินการด้วย

นอกจากสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีแล้ว “ข้อมูลข่าวสาร” ที่เหมาะสมในพื้นที่ทำงาน คือองค์ประกอบพื้นฐานถัดมา เพื่อให้เป็นพื้นที่ทำงานแห่งผลิตภาพและคุณภาพ หลักการดังกล่าวคือแนวคิดของ Visual Management สามารถติดตามได้ในตอนหน้า ครับ