“ทำไมสถานการณ์ของบริษัทถึงทำให้รู้สึกไม่มั่นคง” ผมตั้งคำถามนี้กับผู้บริหารหลายท่านของบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งทำงานร่วมกับบริษัทมานานกว่า 15 ปี ทั้งๆ ที่ทุกคนก็มีความผูกพันกับองค์กรสูง เชื่อมั่นว่าบริษัทแข็งแรง พึงพอใจกับสวัสดิการ ค่าตอบแทน และมีความสุขกับสภาพแวดล้อมในการทำงาน
เนื่องจากปัจจุบันหลายบริษัทเริ่มมีนโยบายการปรับเปลี่ยนโครงสร้างการบริหารงาน ควบรวมหน่วยงาน ลดกระบวนการทำงานที่เกิดความซ้ำซ้อนทั้งภายในแต่ละหน่วยงาน และระหว่างหน่วยงาน เพื่อทำให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินงาน การตัดสินใจต่างๆ ต้องรวดเร็วทันกับความต้องการของตลาด แต่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มักส่งผลต่อ การปรับเปลี่ยนกำลังคน ซึ่งพนักงานบางกลุ่มอาจต้องโยกย้ายไปยังส่วนงานใหม่ หรือบางส่วนงานต้องปรับลดจำนวนพนักงานลง ดังนั้น พนักงานระดับปฏิบัติการจึงเริ่มรู้สึกขาดความมั่นคง จากความไม่แน่นอนของหน้าที่การงานเดิม และหน้าที่ใหม่ซึ่งอาจไม่มีความเชี่ยวชาญเพียงพอ
นอกจากนี้ยังมีนโยบายเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลการผลิต ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน ทั้งโปรแกรมช่วยบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูล ระบบการตรวจสอบด้วยเทคโนโลยีทันสมัย จนถึงอุปกรณ์และแขนกลหรือหุ่นยนต์ในรูปแบบต่างๆ ช่วยให้ความผิดพลาดลดลงและเพิ่มกำลังผลิตได้มากขึ้น ซึ่งแน่นอนย่อมกระทบกับจำนวนพนักงาน จนเกิดความรู้สึกไม่มั่นคงกับพนักงานระดับปฏิบัติการ แต่ในระดับผู้บริหารจะเกิดความรู้สึกไม่มั่นคงเนื่องจากไม่สามารถตอบสนองนโยบายองค์กรได้ ด้วยขาดความสามารถในการบริหารจัดการ จึงมักได้รับคำตอบจากบุคลากรกลุ่มนี้ว่า “นโยบายไม่ชัดเจน” แปลว่า ไม่มีการชี้แจงแนวทางให้ไปปฏิบัติอย่างชัดเจน เนื่องด้วยไม่มั่นใจว่าทำไปแล้วจะถูกต้อง ถูกใจ หรือไม่ จึงต้องการคำสั่งวิธีปฏิบัติ
จะเห็นได้ว่า ความรู้สึกไม่มั่นคงที่เกิดขึ้น สะท้อนการเตรียมความพร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างชัดเจน เมื่อไม่มีการชี้แจง บอกเล่าอนาคตหลังการเปลี่ยนแปลงว่า จะเป็นอย่างไร ทุกคนย่อมอยู่บนความสับสน อีกทั้งไม่มีคำอธิบายถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทั้งองค์กรและตัวพนักงาน ภายหลังการเปลี่ยนแปลง ย่อมทำให้ทุกคนเกิดทัศนคติในด้านลบต่อการปรับเปลี่ยนที่จะเกิดขึ้น นำไปสู่การต่อต้าน โดยเฉพาะประเด็นสำคัญคือ ต้องสร้างการมีส่วนร่วมไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ทั้งการเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น นำเสนอทางออกจากผลกระทบที่ได้รับ จนถึงการพัฒนาตัวเองให้มีความสามารถรองรับการปรับเปลี่ยนในตำแหน่งหน้าที่การงาน ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่หลายองค์กรมองข้าม ดังนั้น การวางแผนเตรียมความพร้อมพนักงานให้มีทักษะ และความสามารถในสายงานที่ต้องถูกโยกย้าย จึงเป็นเรื่องที่ต้องดำเนินการก่อนปรับเปลี่ยน
ผู้บริหารในหลายองค์กรเติบโตมาตามลำดับขั้น ดังนั้นจึงมักมีความเชี่ยวชาญในรายละเอียดของงาน มากกว่าการบริหารจัดการภาพรวม โดยเฉพาะการบริหารเชิงระบบ ทำให้รูปแบบการทำงานจะขาดวิธีการที่ชัดเจน ไม่มีมาตรฐาน เน้นตัวบุคคลทำงานมากกว่า กระบวนการทำงาน ดังนั้น เมื่อเกิดการปรับโครงสร้างองค์กร และโครงสร้างหน่วยงาน ซึ่งต้องวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และขาดประสิทธิภาพ จึงกลายเป็นการเน้นตัวบุคคลที่ขาดความสามารถ โดยไม่ได้พิจารณาภาพรวมของระบบ ผู้บริหารกลุ่มนี้จึงมักมีความกังวลเรื่องการพิจารณาคนที่ไม่มีประสิทธิภาพ มากกว่าการคิดพัฒนาปรับปรุงกระบวนการทำงานได้ดีขึ้น ดังนั้นการให้ความรู้เรื่อง “การคิดเชิงระบบ” จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้สามารถวางแผนปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีชั้นเชิง
จะเห็นได้ว่า “ความรู้สึกไม่มั่นคง” บ่งชี้ความสามารถในการจัดการความเปลี่ยนแปลงขององค์กรอย่างชัดเจน ทั้งเรื่องการสื่อสาร การสร้างความมีส่วนร่วม การพัฒนาศักยภาพ โดยผู้บริหารต้องมีกระบวนการคิดเชิงระบบ จึงจะสามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงในภาพรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ความคิดว่า “เราจะอยู่กันอย่างไรต่อไป” เปลี่ยนเป็น “เราต้องทำอย่างไร จึงอยู่ได้อย่างมั่นคง”
ที่มา : คอลัมน์ Think Productivity หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ
