ทุกครั้งที่ผมเจอลูกศิษย์ในห้องฝึกอบรม หลักสูตร “การแก้ปัญหาและตัดสินใจ” ผมมักจะถามพวกเขาว่า “ตอนนี้แต่ละคนมีปัญหาอะไรในการทำงานที่อยากให้มีการแก้ไขเร่งด่วนที่สุดบ้าง ให้ตอบมาคนละ 3 ปัญหา?
คำตอบที่ได้ก็มีหลากหลายปัญหา ผมสรุปแบ่งออกมาได้ 4 กลุ่ม คือ
1) ปัญหาที่เกิดจากความคิดและพฤติกรรมของคน (People) เช่น คนในองค์กรไม่เปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง ไม่ยอมรับสิ่งใหม่ ๆ ตัวเราเอง ไม่อยากไปทำงานต่างจังหวัด เราไม่ชอบทำงานวันหยุด หัวหน้าเป็นคนเจ้าระเบียบ ทำงานลงรายละเอียดแบบเป๊ะ ๆ ลูกค้าไม่ให้ความร่วมมือ ส่งงานหรือให้ข้อมูลมาน้อยและช้ามาก เจ้าหน้าที่ราชการทำงานเป็นขั้นเป็นตอนมาก ไม่กล้าตัดสินใจ ทำให้งานเราก็ล่าช้าไปด้วย
2) ปัญหาที่เกิดจากกระบวนการและระบบการทำงาน (Process) เช่น การบันทึกข้อมูลยังใช้การเขียนลงในสมุด การทำงานทุกอย่างต้องแจ้งให้หัวหน้าทราบเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง ต้องทำตามขั้นตอนการขายให้ครบ 14 ขั้นตอน ผู้เข้าอบรมทุกคนจะต้องลงทะเบียนด้วยการเซ็นชื่อในแฟ้มเอกสารก่อนการอบรมสัมมนาทุกครั้งต้องเริ่มต้นด้วยการกล่าวเปิดงานของ MD พนักงานฝ่ายจัดซื้อจะต้องคีย์ข้อมูลของผู้ขาย (Vendor) ลงในไฟล์ Excel เป็นต้น
3) ปัญหาที่เกิดจากทรัพยากร สิ่งของ เครื่องใช้วัสดุ วัตถุดิบ และอุปกรณ์ ต่าง ๆ (Input) เช่น คุณภาพของกระดาษที่ใช้ไม่ดี คอมพิวเตอร์มีไม่พอใช้ แบบเสื้อผ้ายูนิฟอร์มพนักงานเชย ไม่ทันสมัย วัสดุอุปกรณ์ดี ๆ มักราคาแพง ไม่มีงบประมาณซื้อของดีมาใช้ โน้ตบุ๊คที่ใช้ไม่ทนทาน เสียบ่อย เป็นต้น
4) ปัญหาที่เกิดจากนโยบาย ข้อกำหนด กฎหมาย กฎระเบียบต่าง ๆ (Policy) เช่น วิสัยทัศน์และพันธกิจของบริษัท นโยบายการตลาดระหว่างประเทศ กฏหมายอาคารชุด กฎหมายแรงงาน ข้อตกลงทางการค้าระหว่างประเทศ การเปิดเสรีทางการค้าของ ASEAN เป็นต้น
ซึ่งในชีวิตการทำงานของมนุษย์เงินเดือนในองค์กรต่าง ๆ ก็มักจะเจอปัญหาดังที่กล่าวมา จนเกือบเรียกได้ว่า “ที่ไหนมีงานที่นั่นย่อมมีปัญหา” แต่คนทำงานอย่างเราจะยอมแพ้มันไม่ได้ เขาจ้างเรามาทำงานแล้ว เราก็ต้องคิดหาวิธีในการแก้ปัญหาในงานให้ลุล่วงไปได้มากที่สุด หลายคนแก้ปัญหาได้ดี ก็มีความสุขกับการทำงาน แต่หลายคนอาจจะไม่รู้วิธี หรือหาทางออกของปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ได้ก็เศร้าใจ ไม่มีความสุขในการทำงานพาลอยากจะลาออกไปทำงานที่อื่นเลยก็มี ซึ่งการลาออกก็อาจไม่ได้ช่วยอะไร เพราะหลายครั้งกลายเป็นหนีปัญหาเก่าไปเจอปัญหาใหม่เข้าอีกเรียกว่าหนีอย่างไร ก็หนีไม่พ้นครับ
“นิสัยของหัวหน้า พฤติกรรมของเพื่อนร่วมงาน นโยบายหรือกฎระเบียบของบริษัท เราอย่าเพิ่งไปใส่ใจ เพราะอย่างไรเราก็ไม่สามารถแก้ไขได้ทันที”
ข้อเขียนครั้งนี้ จึงขอนำเทคนิคส่วนตัวที่ใช้อยู่เป็นประจำเวลาเจอปัญหาในการทำงาน ผมมีวิธีคิด และวิธีทำง่าย ๆ อย่างนี้ ครับ
1) ให้คิดว่าการทำงานทุกที่ล้วนมีปัญหาถือเป็นเรื่องธรรมดาเป็นธรรมชาติของการทำงาน คิดซะก่อนว่าปัญหาเกิดขึ้นได้เสมอ อย่าตื่นเต้น ตกใจ มันเป็นเรื่องปกติ ทำงานอะไร ที่ไหน ทุกคนต้องเจอปัญหาแน่ ๆ
2) แยกสาเหตุปัญหาออกมาเป็น 2 แบบ คือ แบบที่ควบคุมได้ กับควบคุมไม่ได้ จากนั้นให้รีบจัดการ ให้ความสนใจกับสิ่งที่ควบคุมได้ก่อน เช่น Input หรือ Process ในการทำงานของเราเอง แต่ถ้าเป็นเรื่องอื่นที่เราควบคุมไม่ได้ เช่น People หรือ Policy เช่น นิสัยของหัวหน้า พฤติกรรมของเพื่อนร่วมงาน นโยบายหรือกฎระเบียบของบริษัท เราอย่าเพิ่งไปใส่ใจ เพราะอย่างไรเราก็ไม่สามารถแก้ไขได้ทันที ปัญหาแบบนี้ต้องใช้เวลาและต้องให้คนที่มีอำนาจเป็นคนแก้ไขหรือตัดสินใจ ลำพังเราเองอาจจะแก้ไขนโยบายอะไรไม่ได้ เราเป็นแค่พนักงานไม่ใช่ผู้กำหนดนโยบาย อย่างมากก็แค่บ่นเสียอารมณ์เปล่า ๆ (ยกเว้นเราอยู่ในตำแหน่งเป็นผู้มีอำนาจที่จะเปลี่ยนแปลงได้)
3) ใช้ความคิดสร้างสรรค์ คิดและทำสิ่งที่แตกต่างด้วยตัวเราเอง โฟกัสที่งานของเราเองก่อนว่า Input และ Process ในการทำงานของเราที่ทำอยู่นี้มีอะไรปรับปรุงแก้ไขได้บ้างไหม ถ้ามีอะไรทำแตกต่างจากเดิมได้ให้เรารีบทำก่อนเลย พยายามสนใจงานตัวเองเป็นหลักก่อน อย่าเพิ่งไปคิดแก้ไขปัญหาของคนอื่นหรือคิดแทนคนอื่นเนื่องจากเรื่องของบุคคลอื่นเป็นปัจจัยอื่นที่ควบคุมไม่ได้ ยกเว้นเขาจะเป็นลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของเรา ผมจึงมักจะแนะนำลูกศิษย์อยู่บ่อย ๆ ว่า “อย่าไปเสียเวลากับเรื่องของคนอื่น จงเอาเวลามาทำหน้าที่ของตัวเอง แก้ไขปัญหาของตัวเองให้ดีที่สุดก่อน”
สุดท้ายนี้ก็หวังว่าข้อเขียนของผมครั้งนี้ คงจะเป็นประโยชน์แก่ท่านผู้อ่านที่กำลังประสบปัญหาในการทำงานอยู่บ้างพอสมควรนะครับ
