จากบทความฉบับที่แล้ว ผู้เขียนได้อธิบายถึงความสำคัญของการสร้างและขยายฐานองค์ความรู้การเพิ่มผลิตภาพในองค์กร ด้วยเครื่องมือการจัดการความรู้ (Knowledge Management) รวมถึงแนวทางการบริหารโครงสร้างทีมงาน พร้อมการมอบหมายบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน ในการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้ง ผู้เขียนได้ยกตัวอย่างการจัดการความรู้ด้านการบริหารกิจกรรมปรับปรุงงานด้วยเครื่องมือไคเซ็น โดยกำหนดหัวข้อเป้าหมายในการจัดการความรู้ คือ การจัดทำคู่มือการบริหารกิจกรรมไคเซ็น เพื่อยกระดับคุณภาพกิจกรรม ไคเซ็นขององค์กร

เริ่มจากการวิเคราะห์สถานการณ์กิจกรรมไคเซ็นที่ผ่านมาขององค์กร เพื่อบ่งชี้องค์ความรู้ในการบริหารกิจกรรมไคเซ็นที่สำคัญและยังไม่ได้จัดเก็บอย่างเป็นระบบ เช่น รูปแบบการณรงค์เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคการออกแบบแนวทางการให้ความรู้ที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย เทคนิคการคำนวณผลประหยัดจากการปรับปรุงงาน การจัดทำฐานข้อมูลไคเซ็นเพื่อการต่อยอดและขยายผล โดยจำแนกแนวคิดของข้อมูล เช่น จำแนกหัวข้อตามความสูญเสีย / ปัญหาหน้างาน หรือ จำแนกตามเทคนิคการปรับปรุงงาน เป็นต้น

ตลอดจนพิจารณาและวิเคราะห์ว่าองค์ความรู้ที่สำคัญเหล่านั้นอยู่ที่ใครบ้าง เมื่อสามารถกำหนดกลุ่มเป้าหมายผู้เชี่ยวชาญที่ชัดเจนในเรื่องนั้นๆ ได้แล้ว ทีมงานสามารถออกแบบแนวทางการจัดเก็บองค์ความรู้ได้อย่างเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย เช่น ผู้เชี่ยวชาญบางท่านปฏิบัติเก่ง แต่ไม่สามารถอธิบายเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนได้ กรณีนี้อาจมีการถ่ายทำวีดิโอ ร่วมกับการสอบถามหรือการสัมภาษณ์  โดยผู้สัมภาษณ์ควรมีอัธยาศรัยดี ใจเย็น ช่างคุย ช่างถาม และควรมีความรู้พื้นฐานในเรื่องที่จะทำการสอบถาม/สัมภาษณ์  ซึ่งจะเอื้อให้เกิดบรรยากาศที่ผ่อนคลายแบบเป็นกันเอง ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการจัดเก็บความรู้นั่นเอง

เมื่อได้ข้อมูลครบถ้วนตามที่ต้องการ สามารถแบ่งหมวดหมู่ความรู้เป็นคู่มือย่อยในการบริหารกิจกรรม เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและการใช้งาน รวมถึงกำหนดช่องทางการเข้าถึงองค์ความรู้ที่เหมาะสมกับกลุ่มผู้ใช้งาน เช่น จัดเก็บในรูปแบบไฟล์งานบนระบบสารสนเทศขององค์กร หรือจัดเก็บเป็นรูปเล่มในศูนย์การเรียนรู้ขององค์กร ควรมีการจัดระบบการค้นหา (Key Search) หรือระบบการยืมคืนร่วมด้วย รวมถึงจัดให้มีกิจกรรมกระตุ้นการแลกเปลี่ยนแบ่งปันและการเรียนรู้ เช่น การตอบคำถามชิงรางวัลจากคู่มือ เกมแข่งกันค้นหา/จับคู่ข้อมูลในคู่มือ หรืออาจนำข้อมูลมาจัดทำเป็นโมเดลเพื่อใช้ในเกมจับผิดภาพ (Photo Hunt) เป็นต้น

จากการเข้าให้คำปรึกษาแนะนำในโครงการสร้างและขยายฐานองค์ความรู้การเพิ่มผลิตภาพเพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืน หรือ PF+KM  ซึ่งมุ่งเน้นการจัดการความรู้เพื่อขยายผลและต่อยอดการดำเนินกิจกรรมปรับปรุงงานด้วยเครื่องมือการเพิ่มผลิตภาพ สามารถสรุปรายละเอียดของกระบวนการทั้ง 7 ขั้นตอน พร้อมตัวอย่างแนวทางการดำเนินการจัดการความรู้ในแต่ละขั้นตอน ได้ดังตารางที่ 1

ตารางที่ 1  : อธิบายขั้นตอนการจัดการความรู้ พร้อมแนวทางการดำเนินการจากโครงการ PF+KM

จากตารางข้างต้น ผู้เขียนขอยกตัวอย่างแนวทางการจัดการความรู้ของ บริษัท นครไชยศรีอุตสาหกรรม จำกัด หรือ NCI ซึ่งเป็นองค์กร SME ด้านการผลิตและจำหน่ายสิ่งทอหน้าแคบเพื่อการประดับและตกแต่ง เช่น ริบบิ้น ดิ้นทอง เชือกถัก ลูกไม้ ชายครุย และพู่ เป็นต้น

NCI ใช้เวลากว่า 4 ปีในการออกแบบและทดลองใช้ระบบ

การปรับปรุงงานที่มีชื่อว่า “ธนาคารความคิด”

NCI ใช้เวลากว่า 4 ปีในการออกแบบและทดลองใช้ระบบการปรับปรุงงาน ที่มีชื่อว่า “ธนาคารความคิด” โดยมีวัตถุประสงค์การออกแบบระบบธนาคารความคิด 2 วัตถุประสงค์ คือ 1) เพื่อเป็นเครื่องมือในการพัฒนาบุคลากรอย่างทั่วทั้งองค์กร เน้นการปลูกฝังค่านิยมและการสร้างวัฒนธรรมขององค์กรแบบ MOMOTARA People โดยมี Mascot ชื่อน้องใส่ใจ ซึ่งเป็นสัญลักษณ์แทนพฤติกรรมคาดหวังขององค์กร และ 2) เพื่อเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงงานที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ตามเป้าหมายและกลยุทธ์ของององค์กร

ระบบธนาคารความคิด ประกอบไปด้วยการดำเนินการ 7 ขั้นตอนหลัก ดังรูปภาพที่1 โดย NCI มีการกำหนดวัตถุประสงค์ของแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน เพื่อเป็นแนวทางให้ทีมงานธนาคารสามารถออกแบบรูปแบบกิจกรรมได้อย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของระบบธนาคาร

ระบบธนาคารความคิด

รูปภาพที่1: ระบบธนาคารความคิด ของ บริษัท นครไชยศรีอุตสาหกรรม จำกัด

ขั้นตอนการเตรียมการ มีวัตถุประสงค์เพื่อมุ่งเน้นกำหนดทิศทางการปรับปรุงงานภายใต้ระบบธนาคาร เช่น 5ส ไคเซ็น หรือคู่มือการปฏิบัติงาน เป็นต้น รวมถึงมีการจัดเตรียมรายละเอียดต่างๆ เช่น คู่มือธนาคารความคิดฉบับพนักงาน เกณฑ์การพิจารณา กรอบความรู้ที่จำเป็น ตลอดจนการจัดทำแบบสำรวจข้อมูลพนักงานในด้านต่างๆ เช่น ความรู้ความเข้าใจระบบธนาคาร ความพึงพอใจต่อรูปแบบธนาคาร ความพึงพอใจต่อรูปแบบกิจกรรมรณรงค์ และประสิทธิภาพการสื่อสาร เป็นต้น  เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการวางแผนการดำเนินงานธนาคารแบบปีต่อปี

โดยในปี 2557 นี้ NCI ได้เอาข้อมูลผลลัพธ์จากระบบธนาคารความคิดตั้งแต่ปี 2555 มาพิจารณาจัดลำดับความสำคัญเพื่อเป็นการบ่งชี้องค์ความรู้ที่สำคัญขององค์กร พบว่า หัวข้อการปรับปรุงงานที่พนักงานส่งเข้าร่วมกิจกรรมมากเป็นลำดับต้นๆ คือ คู่มือการปฏิบัติงาน คู่มือการปรับตั้งเครื่องจักร และเทคนิคการปรับปรุงงาน ตามลำดับ .. ด้วยระบบธนาคารความคิดมุ่งเน้นการมีส่วนร่วมจากพนักงาน 100% จึงจำเป็นต้องออกแบบตารางการจัดลำดับความสำคัญเพื่อคัดเลือกเพียงหัวข้อเดียวที่สำคัญและตอบโจทย์ความต้องการร่วมกันขององค์กร

ด้วยพื้นที่ของบทความฉบับนี้เหลือไม่เพียงพอ ผู้เขียนจึงขอยกยอดในการนำเสนอกรณีศึกษาระบบธนาคารความคิดพร้อมแนวทางการดำเนินงานที่เหลือในฉบับหน้าค่ะ..  สามารถติดตามอ่านบทความ Productivity + KM กับการพัฒนาบุคลากร ในฉบับตอนจบค่ะ